ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ LÀ GÌ? CÁCH TÍNH VÀ BẢNG MẪU KẾ HOẠCH ĐỊNH BIÊN

Con người luôn là “trái tim” của mọi tổ chức, nhưng việc sử dụng nhân lực thế nào cho hiệu quả lại là bài toán không hề dễ dàng. 

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đối mặt với tình trạng dư thừa nhân sự ở bộ phận này nhưng lại thiếu hụt ở bộ phận khác, dẫn đến năng suất thấp và chi phí vận hành tăng cao.

Để khắc phục điều đó, định biên nhân sự ra đời như một công cụ giúp doanh nghiệp xác định đúng – đủ – hợp lý số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí, từng giai đoạn phát triển. 

Vậy định biên nhân sự là gì? cách tính ra sao? và làm thế nào để xây dựng kế hoạch định biên hiệu quả? Cùng LangGo Careers tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (tên tiếng Anh: Strategic Staffing) là quá trình doanh nghiệp xác định cơ cấu, số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để đảm bảo hoạt động vận hành hiệu quả trong từng giai đoạn phát triển. 

Nói cách khác, đây là bước hoạch định số lượng nhân viên phù hợp cho từng vị trí, phòng ban, giúp tổ chức đạt được mục tiêu kinh doanh mà vẫn tối ưu chi phí nhân sự.

Không chỉ dừng lại ở việc “đếm người”, định biên nhân sự còn hướng đến việc phân bổ nguồn lực hợp lý, đảm bảo nhân viên được bố trí đúng năng lực, đúng vai trò, từ đó tăng hiệu suất làm việc và duy trì sự ổn định lâu dài cho tổ chức.

Việc thực hiện định biên nhân sự mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp, cụ thể:

• Đảm bảo đủ nhân lực: Giúp doanh nghiệp luôn có số lượng nhân viên phù hợp để duy trì hoạt động ổn định.
  
  
• Phân công công việc hợp lý: Xác định rõ vai trò, tránh chồng chéo, tận dụng tối đa năng lực từng cá nhân.
  
  
• Tăng hiệu suất làm việc: Bố trí nhân sự đúng người – đúng việc giúp cải thiện năng suất và tinh thần làm việc.
  
  
• Phát triển đội ngũ: Xác định nhu cầu đào tạo, hỗ trợ xây dựng lộ trình nghề nghiệp rõ ràng cho nhân viên.
  
  
• Kiểm soát chi phí nhân sự: Tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự, cân bằng giữa hiệu quả công việc và chi phí vận hành.

2. Điều kiện và Nguyên tắc quan trọng khi triển khai định biên nhân sự

Để quy trình định biên nhân sự mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố nền tảng và tuân thủ những nguyên tắc nhất định trong quá trình triển khai.

2.1 Điều kiện để thực hiện định biên nhân sự hiệu quả

Việc định biên chỉ thực sự chính xác khi doanh nghiệp có đủ dữ liệu và định hướng rõ ràng ở cả cấp độ tổ chức và cấp độ phòng ban.

Ở cấp độ công ty:

• Có chiến lược kinh doanh và kế hoạch nhân sự dài hạn, bám sát mục tiêu phát triển.
  
  
• Dự trù ngân sách nhân sự cụ thể, đảm bảo khả năng chi trả và phân bổ chi phí hợp lý.
  
  
• Xây dựng kịch bản linh hoạt để ứng phó với biến động về thị trường, doanh thu, hoặc nhu cầu sản xuất.
  
  

Ở cấp độ phòng ban:

• Xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và vai trò của từng vị trí công việc.
  
  
• Làm rõ tần suất và khối lượng công việc cần thực hiện, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
  
  
• Đặt ra mức kỳ vọng kết quả đầu ra (KPIs hoặc hiệu suất) cho từng vị trí.
  
  
• Xem xét mức độ tự động hóa và hệ thống quản lý dữ liệu, để đánh giá chính xác khối lượng công việc thực tế của từng nhân sự.
  
  

Những điều kiện trên giúp doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu chuẩn, từ đó định biên sát thực tế và dễ dàng điều chỉnh khi quy mô thay đổi.

2.2 Nguyên tắc khi triển khai định biên nhân sự

Định biên nhân sự không có công thức cố định, nhưng doanh nghiệp cần dựa trên một số nguyên tắc cơ bản để đảm bảo tính khoa học và cân bằng nguồn lực.

1. Nguyên tắc tương quan

• Cân đối tỷ lệ giữa các phòng ban, nhóm công việc và doanh thu.
  
  
• Tỷ lệ tăng hoặc giảm nhân sự nên phản ánh tương ứng với mức thay đổi doanh thu hoặc khối lượng công việc.
  
  
• Duy trì tỷ lệ hợp lý giữa vị trí trực tiếp và gián tiếp, quản lý và nhân viên, giúp cơ cấu tổ chức gọn và hiệu quả.
  
  

2. Nguyên tắc định mức lao động

• Xác định định mức theo khối lượng công việc (đặc biệt với bộ phận sản xuất, kinh doanh).
  
  
• Áp dụng định mức theo hệ số hiệu suất cho nhóm kinh doanh hoặc dịch vụ.
  
  
• Với bộ phận hỗ trợ, hành chính – dựa trên số lượng đối tượng phục vụ để tính nhu cầu nhân lực.
  
  

3. Nguyên tắc tần suất và thời lượng công việc

• Dựa trên tần suất nhiệm vụ, thời gian xử lý công việc và số ca làm việc để tính toán nhu cầu nhân sự.
  
  
• Nguyên tắc này đặc biệt hữu ích cho các đơn vị hoạt động theo ca hoặc có lịch làm việc liên tục (bán lẻ, dịch vụ, sản xuất…).

Việc định biên nhân sự chỉ đạt hiệu quả khi doanh nghiệp chuẩn bị đủ điều kiện đầu vào (dữ liệu, mục tiêu, ngân sách) và tuân thủ các nguyên tắc tính toán khoa học. Điều này không chỉ giúp tối ưu số lượng nhân viên mà còn đảm bảo cơ cấu nhân sự phù hợp, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất toàn hệ thống.

XEM THÊM:

>>> BÍ KÍP TUYỂN DỤNG HR GIÚP DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ VỮNG MẠNH

>>> ỨNG DỤNG AI TRONG CÔNG VIỆC – CÔNG CỤ ĐỂ LÀM VIỆC “THÔNG MINH”

3. Công thức tính định biên nhân sự chi tiết 

Trên thực tế, không có một công thức cố định nào cho việc tính định biên nhân sự. Mỗi doanh nghiệp sẽ cần áp dụng cách tính khác nhau, tùy vào quy mô tổ chức, mô hình kinh doanh và đặc thù công việc của từng phòng ban.

Tuy nhiên, có 3 công thức phổ biến được sử dụng rộng rãi giúp doanh nghiệp xác định được số lượng nhân sự cần thiết một cách tương đối chính xác.

3.1 Công thức theo tỷ lệ tương quan

Áp dụng khi doanh nghiệp muốn tính toán định biên dựa trên mức tăng hoặc giảm khối lượng công việc so với kỳ trước.

Công thức:

Số lượng nhân sự cần có = Số nhân sự hiện tại × Tỷ lệ tăng (hoặc giảm)

Giải thích:

• Số nhân sự hiện tại: Tổng số nhân viên đang làm việc tại bộ phận hoặc vị trí cần tính định biên.
• Tỷ lệ tăng/giảm: Tỷ lệ thay đổi của doanh thu, khối lượng công việc hoặc sản lượng so với giai đoạn trước.

Ví dụ:

Nếu khối lượng công việc dự kiến tăng 20% so với năm trước, doanh nghiệp có thể tăng khoảng 10% nhân sự để đáp ứng nhu cầu mới, tùy theo mức độ tự động hóa và năng suất thực tế.

2.2 Công thức theo định mức lao động

Phù hợp với các bộ phận có thể đo lường khối lượng công việc cụ thể, như sản xuất, vận hành hoặc kinh doanh.

Công thức:

Số nhân sự cần có = Khối lượng công việc / Định mức lao động

Giải thích:

• Khối lượng công việc: Tổng lượng đầu việc hoặc sản lượng cần hoàn thành trong một giai đoạn nhất định.
  
  
• Định mức lao động: Lượng công việc mà một nhân viên có thể hoàn thành trong một đơn vị thời gian (ngày, tuần, tháng).
  
  

Ví dụ:

Nếu một nhân viên bán hàng có thể xử lý trung bình 200 đơn mỗi tháng, và công ty dự kiến có 1.000 đơn/tháng, thì cần khoảng 1.000 / 200 = 5 nhân viên.

3.3 Công thức dựa trên khối lượng công việc và năng suất lao động

Công thức này được sử dụng phổ biến nhất vì phản ánh được năng lực thực tế của nhân viên.

Công thức:

Số nhân sự cần có = Khối lượng công việc / Năng suất lao động bình quân

Giải thích:

• Khối lượng công việc: Tổng đầu việc cần hoàn thành.
  
  
• Năng suất lao động: Sản lượng trung bình mà một nhân viên hoàn thành trong cùng đơn vị thời gian.

Ví dụ thực tế minh họa

Giả sử một cửa hàng bán lẻ hoạt động 7 ngày/tuần, 1 ca/ngày.

Theo Luật Lao động, một nhân viên được nghỉ trung bình 88 ngày/năm (gồm chủ nhật, phép năm và nghỉ lễ).

Vậy, số ngày làm việc thực tế của nhân viên trong năm là: 

365 – 88 = 277 ngày công.

Để đảm bảo cửa hàng mở đủ 365 ngày/năm, ta tính:

365 / 277 = 1,32 người = > đây là hệ số bù trừ nhân sự chuẩn.

Từ đó, công thức tổng quát là:

Số nhân viên cần tuyển = N × C × H

Trong đó:

• N: Số lượng nhân viên cần cho một ca làm việc.
  
  
• C: Số ca làm việc mỗi ngày.
  
  
• H: Hệ số bù trừ nhân sự (thường dao động từ 1,3 – 1,5 tùy mô hình làm việc).

Ví dụ mở rộng:

Nếu cửa hàng hoạt động 2 ca/ngày và mỗi ca cần 1 người, thì số nhân sự cần có là:

1 × 2 × 1,32 = 2,64 ≈ 3 người.

Việc lựa chọn công thức tính định biên nhân sự phù hợp phụ thuộc vào đặc thù công việc, năng suất trung bình và mục tiêu tăng trưởng của doanh nghiệp. Kết hợp linh hoạt giữa các phương pháp giúp nhà quản lý vừa đảm bảo hiệu quả vận hành, vừa tránh lãng phí nguồn lực.

XEM THÊM:

>>> TUYỂN TẬP BỘ MẪU ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP CÔNG TY PHỔ BIẾN HIỆN NAY

>>> NGUỒN NHÂN LỰC LÀ GÌ? THỰC TRẠNG NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP

🌟 Khám phá môi trường phát triển sự nghiệp Ielts LangGo 

Trước khi đi sâu vào quy trình định biên nhân sự, hãy cùng nhìn vào một ví dụ điển hình về doanh nghiệp coi con người là trung tâm của chiến lược phát triển – đó chính là Ielts LangGo.

Tại đây, mỗi thành viên không chỉ được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp mà còn được trang bị nền tảng tri thức và kỹ năng hiện đại để phát triển sự nghiệp bền vững.

Điểm nổi bật tại LangGo:

• Văn hóa học tập (Learning Culture) được xem là DNA của tổ chức.
  
  
• Được tài trợ tham gia các khóa đào tạo nội bộ, workshop chuyên sâu về tư duy, kỹ năng, quản trị doanh nghiệp, Sales – Marketing, nhân sự...
  
  
• Cơ hội làm việc và học hỏi trực tiếp từ các chuyên gia hàng đầu Việt Nam và quốc tế.
  
  
• Lộ trình thăng tiến không giới hạn – mỗi cá nhân đều có thể trở thành Leader, Manager hoặc CEO tương lai.
  
  
• Chính sách lương – thưởng xứng đáng, minh bạch, dựa trên năng lực và kết quả.

Ielts LangGo – TRẢI THẢM ĐỎ, ĐÓN NHÂN TÀI!

4. Quy trình 5 bước xây dựng kế hoạch định biên nhân sự chuyên nghiệp

Định biên nhân sự không chỉ là bài toán con số mà còn là quá trình hoạch định chiến lược tổng thể. Để thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình 5 bước sau, giúp đảm bảo tính chính xác, khả thi và phù hợp với mục tiêu phát triển.

Bước 1: Xác định nhu cầu về nhân lực trong doanh nghiệp 

Trước khi tính toán định biên, doanh nghiệp cần làm rõ nhu cầu về số lượng và chất lượng nhân sự cho từng giai đoạn. Các yếu tố cần xác định gồm:

• Số lượng nhân viên cần cho từng bộ phận, vị trí.
  
  
• Năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm yêu cầu ở từng vị trí.
  
  
• Cơ cấu nhân sự phù hợp mô hình hoạt động.

Doanh nghiệp nên căn cứ vào:

• Kế hoạch kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn.
  
  
• Mục tiêu về phát triển chiến lược của tổ chức.
  
  
• Thực trạng năng lực nhân sự ở thời điểm hiện tại.

Mục tiêu của bước này là dự báo chính xác nhu cầu nhân lực trong tương lai và chuẩn bị sẵn phương án đáp ứng.

Bước 2: Phân tích nguồn lực hiện có

Đây là giai đoạn giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ điểm mạnh – điểm yếu của đội ngũ hiện tại, từ đó xác định khả năng đáp ứng so với nhu cầu sắp tới.

Các nội dung cần phân tích:

• Số lượng, cơ cấu, trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên.
  
  
• Mức độ phù hợp giữa năng lực hiện tại của nhân sự và yêu cầu công việc.
  
  
• Chính sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng và đãi ngộ hiện hành.
  
  
• Mức độ hài lòng, động lực và sự gắn kết của nhân viên.

Việc đánh giá khách quan giúp xác định những vị trí dư thừa, thiếu hụt hoặc cần nâng cao năng lực, làm cơ sở cho bước điều chỉnh tiếp theo.

Bước 3: Quyết định điều chỉnh nhân sự (tăng, giảm hoặc luân chuyển)

Sau khi so sánh giữa nhu cầu và năng lực hiện tại, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định tăng, giảm hoặc tái cơ cấu nhân sự.

Tăng nhân sự khi:

• Mở rộng quy mô, phát triển thị trường hoặc ra mắt sản phẩm mới.
  
  
• Khối lượng công việc tăng cao vượt quá năng lực đội ngũ hiện tại.
  
  
• Cần bổ sung vị trí chuyên môn để đạt mục tiêu kinh doanh.

Giảm nhân sự khi:

• Nhu cầu thị trường giảm, doanh thu hoặc khối lượng công việc đi xuống.
  
  
• Tổ chức đang dư thừa nhân lực so với năng suất thực tế.
  
  
• Doanh nghiệp muốn tinh gọn bộ máy, tối ưu chi phí vận hành.

Ngoài ra, có thể luân chuyển nội bộ để tận dụng tối đa năng lực nhân viên hiện có mà không phát sinh chi phí tuyển mới.

XEM THÊM:

>>> TOP 5+ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TỐT DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

>>> VĂN HÓA DOANH NGHIỆP LÀ GÌ? CÁCH XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG TY VỮNG MẠNH

Bước 4: Lập kế hoạch triển khai định biên

Sau khi xác định nhu cầu và định hướng điều chỉnh, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, bao gồm:

• Kế hoạch tuyển dụng hoặc thay thế nhân sự theo từng phòng ban.
  
  
• Lộ trình đào tạo, thăng chức hoặc điều chuyển nội bộ.
  
  
• Dự kiến chi phí nhân sự, ngân sách tuyển dụng và đào tạo.
  
  
• Kịch bản ứng phó trong trường hợp có biến động nhân lực.

Một kế hoạch rõ ràng giúp các phòng ban phối hợp chặt chẽ, đảm bảo quá trình định biên được triển khai đồng bộ và nhất quán.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh định kỳ

Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm chứng hiệu quả của kế hoạch định biên và rút kinh nghiệm cho chu kỳ tiếp theo.

Cần thực hiện:

• Theo dõi tiến độ thực hiện so với kế hoạch ban đầu.
  
  
• So sánh kết quả đạt được với mục tiêu về năng suất, chi phí và tỷ lệ nhân sự.
  
  
• Ghi nhận nguyên nhân thành công hoặc hạn chế để cải tiến quy trình.

Định biên nhân sự không phải hoạt động “làm một lần là xong”, mà cần được rà soát định kỳ, cập nhật theo tình hình kinh doanh và sự thay đổi của thị trường lao động.

5. Mẫu bảng kế hoạch định biên nhân sự 

Mẫu bảng kế hoạch định biên – kế hoạch tuyển dụng nhân sự: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BẢNG KẾ HOẠCH ĐỊNH BIÊN – KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

Đơn vị: Công ty TNHH ABC Việt Nam

Số hiệu văn bản: 02/KHNS/2024

Phòng ban lập: Phòng Hành chính – Nhân sự

Người lập: Nguyễn Văn A

Tổng hợp nhận xét:

• Tỷ lệ hoàn thành chung đạt 88,6%, thấp hơn mục tiêu kế hoạch 2024.
  
  
• Nguyên nhân chính: điều chỉnh cơ cấu, chuyển đổi số và tinh gọn quy trình.
  
  
• Đề xuất: Bổ sung 2 nhân sự chính thức và 1 hợp đồng thời vụ trong quý I/2025.

Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2024

Hướng dẫn sử dụng mẫu bảng

• Cột “Chỉ tiêu nhân sự giao năm”: Là số lượng nhân viên được phân bổ theo kế hoạch đầu năm.
  
  
• Cột “Ước tính thực hiện”: Ghi lại kết quả thực tế đến cuối kỳ hoặc thời điểm đánh giá.
  
  
• Cột “Tỷ lệ % thực hiện”: Tự động tính = (Thực hiện / Chỉ tiêu) × 100%.
  
  
• Cột “Giải trình”: Dành cho bộ phận nhân sự ghi chú lý do chênh lệch, bổ sung hoặc cắt giảm nhân lực.
  
  

Mẫu bảng này phù hợp để:

• Báo cáo tình hình nhân sự theo quý, năm.
  
  
• Đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế để phục vụ công tác đánh giá, hoạch định nhân sự giai đoạn tiếp theo.
  
  
• Trình Ban Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng hoặc tinh giản nhân sự.

Trong kỷ nguyên mà dữ liệu và hiệu suất trở thành thước đo cạnh tranh của doanh nghiệp, định biên nhân sự không chỉ là công cụ quản lý nguồn lực mà còn là chiến lược phát triển bền vững. Một kế hoạch định biên bài bản giúp tổ chức duy trì sự cân đối giữa con người – chi phí – hiệu quả, đảm bảo vận hành linh hoạt trong mọi giai đoạn tăng trưởng.

Khi doanh nghiệp hiểu rõ mình cần bao nhiêu người, ở vị trí nào và trong thời điểm nào, đó chính là lúc nguồn nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh thực sự. Định biên nhân sự vì thế không đơn thuần là “đếm người”, mà là nghệ thuật sắp xếp, tối ưu và phát huy giá trị con người trong tổ chức.