Nhân viên tư vấn tuyển sinh là gì? Cần kỹ năng gì để phát triển

Chắc hẳn, các bạn đã bắt gặp không ít các tin tuyển dụng nhân viên tư vấn tuyển sinh trong quá trình tìm việc. Vậy nhân viên tư vấn tuyển sinh là gì? Cần kỹ năng gì để ứng tuyển vị trí việc làm này?

Trong bài viết này, IELTS LangGo sẽ giúp bạn hiểu rõ về công việc của nhân viên tư vấn tuyển sinh cùng những cơ hội phát triển khi bạn theo đuổi nghề này nhé!

1. Nhân viên tư vấn tuyển sinh là gì?

Nhân viên tư vấn tuyển sinh là người đại diện cho các tổ chức giáo dục (trường đại học, cao đẳng, trung tâm đào tạo, ...) thực hiện các công việc liên quan đến tuyển sinh, bao gồm: Giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin về chương trình đào tạo, học phí, quy trình, … cho học sinh, sinh viên tiềm năng và phụ huynh.

Nhân viên tư vấn tuyển sinh là cầu nối giữa các tổ chức giáo dục và học sinh, phụ huynh giúp những ai có nhu cầu học tập tìm được chương trình đào tạo phù hợp với nguyện vọng của mình.

2. Mô tả công việc nhân viên tư vấn tuyển sinh

Công việc chính của nhân viên tư vấn tuyển sinh có thể được chia thành các nhóm chính bao gồm:

Tư vấn tuyển sinh

• Tìm kiếm và thu hút học viên tiềm năng: Các nhân viên tư vấn tuyển sinh sẽ trực tiếp tham gia vào các hoạt động tuyển sinh: tiếp xúc với học sinh, phụ huynh tại các trường học, sự kiện, … giúp thu hút sự chú ý, quan tâm và tạo hứng thú của học sinh với tổ chức giáo dục.
• Tư vấn cho học sinh: Nhân viên tư vấn tuyển sinh cũng sẽ là người giải đáp thắc mắc về chương trình đào tạo, học phí, quy trình tuyển sinh, ... giúp học sinh lựa chọn chương trình học phù hợp.
• Tiếp nhận hồ sơ và xử lý thủ tục nhập học: Bộ phận tư vấn tuyển sinh sẽ hỗ trợ học sinh hoàn thiện hồ sơ đăng ký, hướng dẫn nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ xét tuyển hay xếp lớp.

Theo dõi và quản lý

• Quản lý dữ liệu học sinh: Nhân viên tư vấn tuyển sinh có nhiệm vụ cập nhật thông tin học sinh, theo dõi tình hình học tập và hỗ trợ học sinh trong quá trình học tập tại trường.
• Lập báo cáo về công tác tuyển sinh: Nhân viên tư vấn tuyển sinh cần báo cáo số lượng học sinh đăng ký, nhập học, theo ngành học, khu vực…
• Phân tích dữ liệu tuyển sinh: Bên cạnh tư vấn, bạn cũng cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả tuyển sinh, đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả công tác tuyển sinh.

Chăm sóc khách hàng

• Giải đáp thắc mắc của học sinh và phụ huynh về chương trình đào tạo, học phí, quy trình tuyển sinh, cơ hội nghề nghiệp... thông qua điện thoại, email hay website…
• Xử lý các khiếu nại của học sinh và phụ huynh liên quan đến công tác tuyển sinh một cách thỏa đáng và giữ liên lạc với học sinh sau khi nhập học.

Một số công việc khác

• Tham gia các hoạt động hướng nghiệp: là một nhân viên tư vấn tuyển sinh bạn sẽ tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm về hướng nghiệp, giúp học sinh định hướng nghề nghiệp phù hợp với năng lực và sở thích.
• Tổ chức các buổi tư vấn trực tuyến: Bạn tư vấn cho học sinh về chương trình đào tạo, học phí, quy trình tuyển sinh... thông qua các kênh online như Facebook hay Zalo,...

Ngoài những công việc trên, nhân viên tư vấn tuyển sinh cũng có thể được giao thực hiện một số công việc khác tùy theo yêu cầu của tổ chức hoặc đơn vị đào tạo. Bạn có thể trao đổi kỹ hơn với nhà tuyển dụng trong quá trình phỏng vấn để hiểu rõ về công việc của mình.

3. Những kỹ năng cần thiết của nhân viên tư vấn tuyển sinh

Nhân viên tư vấn tuyển sinh cần kỹ năng gì là thắc mắc của rất nhiều bạn khi muốn ứng tuyển vào vị trí này.  IELTS LangGo sẽ giải đáp chi tiết cho bạn ngay sau đây:

Các kỹ năng cần thiết của một  nhân viên tư vấn tuyển sinh bao gồm:

Kỹ năng tuyển sinh

• Kiến thức về ngành giáo dục: Bạn cần có hiểu biết về hệ thống giáo dục Việt Nam, các chương trình đào tạo, định hướng phát triển giáo dục của đơn vị bạn sẽ ứng tuyển.
• Kiến thức về chương trình đào tạo: Bạn cần nắm vững nội dung, mục tiêu, phương pháp giảng dạy, thời gian đào tạo, cơ hội nghề nghiệp của từng chương trình đào tạo tại trường tuyển dụng bạn.
• Kiến thức về quy trình tuyển sinh: Bạn nên hiểu rõ các bước trong quy trình tuyển sinh, các loại hồ sơ cần thiết, thời gian nộp hồ sơ, phương thức xét tuyển… của đơn vị giáo dục đó.
• Kiến thức về chính sách học bổng, hỗ trợ tài chính của cơ sở bạn đang ứng tuyển cũng sẽ là 1 kỹ năng bạn cần có.

Trên thực tế bạn không cần phải trang bị những kỹ năng này ngay từ đầu. Bởi vì, khi được tuyển dụng bạn sẽ được đơn vị giáo dục đào tạo chi tiết về các kỹ năng trên.

Tuy nhiên, trước khi bước vào phỏng vấn bạn vẫn nên tìm hiểu qua về các chương trình đào tạo mà cơ sở giáo dụng bạn ứng tuyển đang có nhé!

Kỹ năng giao tiếp

Đây mới thật sự là kỹ năng quan trọng giúp bạn thành công trong nghề tư vấn tuyển sinh.

• Kỹ năng diễn đạt: Bạn nên có kỹ năng diễn đạt rõ ràng, lưu loát, dễ hiểu, sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng tiếp xúc (học sinh, phụ huynh, giáo viên ...).
• Kỹ năng lắng nghe: Bạn hãy lắng nghe cẩn thận, thấu hiểu nhu cầu và mong muốn của học sinh và phụ huynh.
• Kỹ năng thuyết trình: Nếu bạn thuyết trình một cách hấp dẫn, thuyết phục về chương trình đào tạo, cơ hội nghề nghiệp... sẽ dễ thu hút học sinh đăng ký học tại trường hơn.
• Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn: Đây là kỹ năng bạn cần có để giải quyết các mâu thuẫn, khiếu nại của học sinh và phụ huynh một cách thỏa đáng.

Kỹ năng tư vấn

• Kỹ năng đánh giá năng lực: Bạn cần phải đánh giá năng lực học tập, sở thích, tiềm năng của học sinh để tư vấn cho học sinh lựa chọn ngành học phù hợp.
• Kỹ năng tư vấn hướng nghiệp: Bạn sẽ tư vấn cho học sinh về định hướng nghề nghiệp, cơ hội việc làm sau khi tốt nghiệp.
• Giải đáp thắc mắc của học sinh và phụ huynh một cách rõ ràng, chính xác, đầy đủ thông tin sẽ là 1 trong những kỹ năng tư vấn bạn cần có.

Kỹ năng bán hàng

• Kỹ năng thuyết phục: Bạn sẽ thuyết phục học sinh và phụ huynh đăng ký học tại trường bằng cách trình bày những lợi ích của chương trình đào tạo, cơ hội nghề nghiệp…
• Kỹ năng đàm phán: Nhân viên tư vấn tuyển sinh sẽ cần đàm phán về học phí, các chính sách hỗ trợ tài chính với học sinh và phụ huynh.
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng: Chăm sóc khách hàng chu đáo, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với học sinh và phụ huynh sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong nghề.

Kỹ năng tổ chức

Trong quá trình tư vấn tuyển sinh bạn sẽ cần tham gia tổ chức các sự kiện, vì vậy những kỹ năng cần thiết bạn nên trang bị gồm: kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng tổ chức sự kiện, kỹ năng quản lý dữ liệu,...

Ngoài ra, nếu bạn sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng, kỹ năng tìm kiếm thông tin, quảng bá tuyển sinh sẽ giúp bạn có lợi thế trúng tuyển hơn đó.

4. Các tiêu chí khi tuyển dụng nhân viên tư vấn tuyển sinh

Bên cạnh một số kỹ năng cơ bản cần có như kỹ năng giao tiếp, lắng nghe,... thì khi tuyển dụng nhân viên tư vấn tuyển sinh nhà tuyển dụng thường có một số tiêu chí khác bao gồm:

Nhiệt tình, tâm huyết với công việc tư vấn tuyển sinh

Đây là yếu tố then chốt để bạn đảm bảo hiệu quả công việc. Nhân viên tư vấn tuyển sinh cần phải có niềm đam mê với giáo dục, yêu thích công việc tư vấn và mong muốn giúp đỡ thí sinh lựa chọn được con đường học tập phù hợp.

Chăm chỉ, cẩn thận, trách nhiệm cao trong công việc

Công việc tư vấn tuyển sinh đòi hỏi bạn có sự tỉ mỉ, chính xác và cẩn trọng. Do đó, nhân viên cần phải có tinh thần trách nhiệm cao, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao phó.

Nhanh nhẹn, linh hoạt, thích ứng nhanh với những thay đổi

Thị trường tuyển sinh luôn có những biến động nhất định, do đó mỗi nhân viên tư vấn tuyển sinh cần phải có khả năng thích ứng nhanh với những thay đổi.

Có khả năng làm việc độc lập và nhóm hiệu quả

Nhân viên tư vấn tuyển sinh có thể được giao nhiệm vụ làm việc độc lập hoặc hợp tác với các bộ phận khác trong trường.

Do đó, bạn cần phải có khả năng làm việc độc lập, tự giác và đồng thời cũng có khả năng phối hợp nhịp nhàng với đồng nghiệp để hoàn thành tốt công việc chung.

Ngoài ra, một số tiêu chí khác có thể được cân nhắc tùy theo yêu cầu cụ thể của từng trường, bao gồm:

• Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tư vấn tuyển sinh
• Thành tích học tập, bằng cấp liên quan
• Khả năng ngoại ngữ: Khả năng ngoại ngữ là một lợi thế giúp nhân viên tư vấn tuyển sinh có thể tiếp cận với nhiều thí sinh hơn, đặc biệt là những thí sinh quốc tế.

5.  Cơ hội phát triển khi làm nhân viên tư vấn tuyển sinh

Tư vấn tuyển sinh không chỉ là nghề nghiệp giúp đem lại thu nhập cho bạn mà còn giúp bạn nâng cao được kỹ năng, phẩm chất và cơ hội phát triển bản thân rất tốt. Cụ thể là:

Phát triển kỹ năng và kiến thức của bạn

• Nâng cao kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán
• Cập nhật kiến thức về ngành giáo dục, thị trường tuyển sinh
• Nâng cao kiến thức về kỹ năng mềm

Mở rộng mối quan hệ

• Nghề tư vấn tuyển sinh sẽ giúp bạn kết nối với nhiều người trong ngành giáo dục. Đây là cơ hội để họ mở rộng mối quan hệ và học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước.
• Nhân viên tư vấn tuyển sinh có cơ hội tiếp xúc với nhiều thí sinh và phụ huynh từ khắp nơi trên cả nước. Đây là cơ hội để họ xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với thí sinh và phụ huynh, tạo dựng uy tín cho bản thân và cho tổ chức đào tạo.

Cơ hội thăng tiến

Cơ hội phát triển trong nghề tư vấn tuyển sinh rất rộng mở, bạn có thể thăng tiến lên vị trí quản lý, chuyển sang làm việc tại các công ty tư vấn tuyển sinh hoặc có thể mở công ty tư vấn tuyển sinh của riêng mình.

6. Các câu hỏi phỏng vấn nhân viên tư vấn tuyển sinh thường gặp

Những câu hỏi phỏng vấn nhân viên tuyển sinh phổ biến nhất sẽ được IELTS LangGo liệt kê ngay dưới đây. Bạn hãy tham khảo và chuẩn bị thật tốt cho mình những câu trả lời chất lượng nhất nhé!

1. Bạn đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tư vấn tuyển sinh trước đây không? Nếu có, hãy mô tả một chút về kinh nghiệm của bạn.
2. Bạn hiểu biết như thế nào về quy trình tuyển sinh của trường chúng tôi hoặc các trường đại học khác?
3. Bạn nghĩ rằng kỹ năng nào quan trọng nhất khi làm việc trong vai trò nhân viên tư vấn tuyển sinh?
4. Làm thế nào để bạn tiếp cận và tương tác với sinh viên và phụ huynh một cách hiệu quả?
5. Bạn đã từng đối mặt với tình huống khó khăn hoặc xung đột khi làm việc với sinh viên và phụ huynh? Bạn đã giải quyết tình huống đó như thế nào?
6. Bạn nghĩ rằng quá trình tư vấn tuyển sinh có thể đóng vai trò gì trong việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho sinh viên?
7. Làm thế nào để bạn duy trì và nâng cao kiến thức của mình về các ngành học, chương trình đào tạo và xu hướng trong giáo dục?
8. Bạn thấy những yếu điểm nào trong công việc của mình và làm thế nào để bạn cải thiện chúng?
9. Bạn có kinh nghiệm làm việc trong môi trường tiếp xúc với đa văn hóa không? Làm thế nào bạn đảm bảo rằng bạn có thể hiểu và hỗ trợ sinh viên đến từ nhiều nền văn hóa khác nhau?
10. Bạn nghĩ mình sẽ đóng góp những gì vào tổ chức chúng tôi nếu được tuyển dụng làm nhân viên tư vấn tuyển sinh?
11. Bạn đã từng tư vấn cho học sinh/sinh viên nào lựa chọn trường học hoặc ngành học phù hợp chưa? Hãy chia sẻ về kinh nghiệm của bạn.
12. Theo bạn, những phẩm chất quan trọng nhất của một nhân viên tư vấn tuyển sinh là gì?
13. Bạn sẽ làm thế nào để giải thích cho một học sinh/sinh viên có hoàn cảnh khó khăn về tài chính về các lựa chọn học tập của họ?
14. Bạn xử lý thế nào khi một học sinh/sinh viên không hài lòng với tư vấn của bạn?
15. Cách để bạn thuyết phục học sinh/sinh viên hoặc phụ huynh đăng ký học sẽ như thế nào?

Trên đây, IELTS LangGo đã giúp bạn hiểu rõ nhân viên tư vấn tuyển sinh là gì cũng như cần kỹ năng gì để có thể trở thành một ứng viên tốt nhất cho vị trí tư vấn tuyển sinh.

Hy vọng với những chia sẻ trên bạn đã nắm rõ những yêu cầu, tiêu chí và các cơ hội phát triển của nghề tư vấn tuyển sinh. Chúc bạn sẽ chuẩn bị thật tốt và thành công trên chặng đường sắp tới.