NHÂN VIÊN TƯ VẤN TUYỂN SINH LÀ GÌ? CẦN KỸ NĂNG GÌ ĐỂ PHÁT TRIỂN NGHỀ?

Trong bối cảnh giáo dục Việt Nam không ngừng đổi mới và mở rộng, việc lựa chọn trường học hay chương trình đào tạo phù hợp trở thành một quyết định quan trọng hơn bao giờ hết.

Đó cũng là lúc nhân viên tư vấn tuyển sinh đóng vai trò như “người dẫn đường”, giúp học sinh và phụ huynh tìm ra con đường học tập phù hợp với năng lực và ước mơ của mình.

Hãy cùng IELTS LangGo tìm hiểu rõ hơn về công việc này, những kỹ năng cần thiết và cơ hội phát triển nghề nghiệp dành cho vị trí đang được săn đón trong ngành giáo dục hiện nay.

THAM KHẢO: IELTS LANGGO TUYỂN DỤNG CHUYÊN VIÊN TƯ VẤN GIÁO DỤC (THU NHẬP UPTO 30 TRIỆU)

1. Nhân viên tư vấn tuyển sinh là gì?

Nhân viên tư vấn tuyển sinh (Admissions Consultant hoặc Educational Consultant) là người đại diện cho các tổ chức giáo dục như trường học, trung tâm đào tạo...thực hiện các công việc liên quan đến tuyển sinh, bao gồm: Giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin về chương trình đào tạo, học phí, quy trình, … cho học sinh, sinh viên tiềm năng và phụ huynh.

Nhân viên tư vấn tuyển sinh là cầu nối giữa các tổ chức giáo dục và học sinh, phụ huynh giúp những ai có nhu cầu học tập tìm được chương trình đào tạo phù hợp với nguyện vọng của mình.

Ở một số đơn vị, vị trí này còn được gọi là chuyên viên tư vấn tuyển sinh hoặc nhân viên kinh doanh – tư vấn giáo dục, phản ánh đặc thù kết hợp giữa kỹ năng tư vấn và kỹ năng bán hàng trong lĩnh vực đào tạo.

2. Mô tả công việc nhân viên tư vấn tuyển sinh

Nhân viên tư vấn tuyển sinh đảm nhận vai trò quan trọng trong hoạt động thu hút, hướng dẫn và chăm sóc học viên của các tổ chức giáo dục. Công việc này kết hợp giữa tư vấn – marketing – quản lý – chăm sóc khách hàng, nhằm giúp học viên có trải nghiệm tốt nhất từ khi tìm hiểu khóa học đến khi chính thức nhập học.

Dưới đây là mô tả chi tiết từng nhóm công việc mà một nhân viên tư vấn tuyển sinh thường đảm nhiệm:

2.1. Công việc tuyển sinh

Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là phần quan trọng nhất trong quy trình tư vấn. Nhân viên cần chủ động tìm kiếm, thu hút và tiếp cận học viên tiềm năng thông qua nhiều kênh khác nhau.

• Tìm kiếm và thu hút học viên tiềm năng: Các nhân viên tư vấn tuyển sinh sẽ trực tiếp tham gia vào các hoạt động tuyển sinh: tiếp xúc với học sinh, phụ huynh tại các trường học, sự kiện, … giúp thu hút sự chú ý, quan tâm và tạo hứng thú của học sinh với tổ chức giáo dục.
• Tư vấn cho học sinh: Nhân viên tư vấn tuyển sinh cũng sẽ là người giải đáp thắc mắc về chương trình đào tạo, học phí, quy trình tuyển sinh, ... giúp học sinh lựa chọn chương trình học phù hợp.
• Tiếp nhận hồ sơ và xử lý thủ tục nhập học: Bộ phận tư vấn tuyển sinh sẽ hỗ trợ học sinh hoàn thiện hồ sơ đăng ký, hướng dẫn nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ xét tuyển hay xếp lớp.

2.2. Công việc tư vấn (trực tiếp & online)

Sau khi đã tiếp cận được học viên tiềm năng, nhân viên tư vấn sẽ đảm nhận vai trò giải đáp thắc mắc, tư vấn chi tiết và định hướng lộ trình học phù hợp.

Tư vấn trực tiếp:

• Chào đón và trao đổi với học viên, phụ huynh tại văn phòng hoặc các điểm tư vấn.

• Giới thiệu rõ ràng về chương trình học, học phí, chính sách hỗ trợ, thời khóa biểu,…

• Hướng dẫn học viên lựa chọn khóa học phù hợp với năng lực, mục tiêu và thời gian học.

Tư vấn online:

• Tiếp nhận và phản hồi tin nhắn, cuộc gọi, email từ học viên và phụ huynh.

• Giải đáp thắc mắc, hướng dẫn quy trình đăng ký hoặc nộp hồ sơ học trực tuyến.

• Theo dõi quá trình tương tác, lưu thông tin và chăm sóc học viên tiềm năng.

Mục tiêu: đảm bảo học viên nhận được thông tin đầy đủ, chính xác và cảm thấy tin tưởng khi quyết định đăng ký học.

2.3. Theo dõi và quản lý học viên / khách hàng

Khi học viên đã đăng ký, nhân viên tư vấn sẽ tiếp tục hỗ trợ, theo dõi và quản lý hồ sơ học viên trong suốt quá trình nhập học và học tập.

• Hướng dẫn học viên chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ cần thiết và hoàn tất thủ tục nhập học.

• Cập nhật, lưu trữ thông tin học viên trên hệ thống quản lý dữ liệu.

• Theo dõi tiến độ xét tuyển, xếp lớp và thông báo lịch học, thời khóa biểu.

• Phối hợp với giáo viên, phòng đào tạo và phụ huynh để nắm bắt tình hình học tập của học viên.

Mục tiêu: đảm bảo học viên được hỗ trợ đầy đủ từ lúc đăng ký đến khi hoàn tất quá trình học tập.

2.4. Chăm sóc học viên

Bên cạnh tư vấn, nhân viên còn đóng vai trò chăm sóc và duy trì mối quan hệ lâu dài với học viên và phụ huynh.

• Giải đáp thắc mắc trong quá trình học, hỗ trợ học viên khi gặp khó khăn.

• Cập nhật lịch học, lịch thi và các thông tin mới nhất của trung tâm.

• Gửi lời chúc, tri ân hoặc ưu đãi cho học viên cũ để khuyến khích quay lại học tiếp.

• Ghi nhận phản hồi để cải thiện chất lượng chương trình và dịch vụ đào tạo.

2.5. Các công việc khác liên quan đến tư vấn giáo dục

Ngoài các nhiệm vụ chính, nhân viên tư vấn tuyển sinh còn có thể đảm nhận những công việc hỗ trợ khác tùy theo yêu cầu của đơn vị:

• Tham gia tổ chức sự kiện, hội thảo, workshop hướng nghiệp cho học sinh.

• Hỗ trợ công tác truyền thông nội bộ, cập nhật thông tin chương trình học.

• Thực hiện báo cáo định kỳ về số lượng học viên, kết quả tuyển sinh và phản hồi của khách hàng.

• Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo quy trình tuyển sinh và đào tạo diễn ra suôn sẻ.

Ngoài những công việc trên, nhân viên tư vấn tuyển sinh cũng có thể được giao thực hiện một số công việc khác tùy theo yêu cầu của tổ chức hoặc đơn vị đào tạo. Bạn có thể trao đổi kỹ hơn với nhà tuyển dụng trong quá trình phỏng vấn để hiểu rõ về công việc của mình.

3. Những kỹ năng cần thiết của nhân viên tư vấn tuyển sinh

Nhân viên tư vấn tuyển sinh cần kỹ năng gì là thắc mắc của rất nhiều bạn khi muốn ứng tuyển vào vị trí này.  IELTS LangGo sẽ giải đáp chi tiết cho bạn ngay sau đây:

Các kỹ năng cần thiết của một  nhân viên tư vấn tuyển sinh bao gồm:

Kỹ năng tuyển sinh

• Kiến thức về ngành giáo dục: Bạn cần có hiểu biết về hệ thống giáo dục Việt Nam, các chương trình đào tạo, định hướng phát triển giáo dục của đơn vị bạn sẽ ứng tuyển.
• Kiến thức về chương trình đào tạo: Bạn cần nắm vững nội dung, mục tiêu, phương pháp giảng dạy, thời gian đào tạo, cơ hội nghề nghiệp của từng chương trình đào tạo tại trường tuyển dụng bạn.
• Kiến thức về quy trình tuyển sinh: Bạn nên hiểu rõ các bước trong quy trình tuyển sinh, các loại hồ sơ cần thiết, thời gian nộp hồ sơ, phương thức xét tuyển… của đơn vị giáo dục đó.
• Kiến thức về chính sách học bổng, hỗ trợ tài chính của cơ sở bạn đang ứng tuyển cũng sẽ là 1 kỹ năng bạn cần có.

Trên thực tế bạn không cần phải trang bị những kỹ năng này ngay từ đầu. Bởi vì, khi được tuyển dụng bạn sẽ được đơn vị giáo dục đào tạo chi tiết về các kỹ năng trên.

Tuy nhiên, trước khi bước vào phỏng vấn bạn vẫn nên tìm hiểu qua về các chương trình đào tạo mà cơ sở giáo dụng bạn ứng tuyển đang có nhé!

Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Đây mới thật sự là kỹ năng quan trọng giúp bạn thành công trong nghề tư vấn tuyển sinh.

• Kỹ năng diễn đạt: Bạn nên có kỹ năng diễn đạt rõ ràng, lưu loát, dễ hiểu, sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng tiếp xúc (học sinh, phụ huynh, giáo viên ...).
• Kỹ năng lắng nghe: Bạn hãy lắng nghe cẩn thận, thấu hiểu nhu cầu và mong muốn của học sinh và phụ huynh.
• Kỹ năng thuyết trình: Nếu bạn thuyết trình một cách hấp dẫn, thuyết phục về chương trình đào tạo, cơ hội nghề nghiệp... sẽ dễ thu hút học sinh đăng ký học tại trường hơn.
• Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn: Đây là kỹ năng bạn cần có để giải quyết các mâu thuẫn, khiếu nại của học sinh và phụ huynh một cách thỏa đáng.
• Lắng nghe nhu cầu thật sự của người học thay vì chỉ “bán khóa học”. Sử dụng ngôn ngữ thân thiện, chuyên nghiệp và dễ hiểu

Kỹ năng tư vấn

• Kỹ năng đánh giá năng lực: Bạn cần phải đánh giá năng lực học tập, sở thích, tiềm năng của học sinh để tư vấn cho học sinh lựa chọn ngành học phù hợp.
• Kỹ năng tư vấn hướng nghiệp: Bạn sẽ tư vấn cho học sinh về định hướng nghề nghiệp, cơ hội việc làm sau khi tốt nghiệp.
• Giải đáp thắc mắc của học sinh và phụ huynh một cách rõ ràng, chính xác, đầy đủ thông tin sẽ là 1 trong những kỹ năng tư vấn bạn cần có.

Kỹ năng bán hàng

• Kỹ năng thuyết phục: Bạn sẽ thuyết phục học sinh và phụ huynh đăng ký học tại trường bằng cách trình bày những lợi ích của chương trình đào tạo, cơ hội nghề nghiệp…
• Kỹ năng đàm phán: Nhân viên tư vấn tuyển sinh sẽ cần đàm phán về học phí, các chính sách hỗ trợ tài chính với học sinh và phụ huynh.
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng: Chăm sóc khách hàng chu đáo, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với học sinh và phụ huynh sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong nghề.

Kỹ năng tổ chức

Trong quá trình tư vấn tuyển sinh bạn sẽ cần tham gia tổ chức các sự kiện, vì vậy những kỹ năng cần thiết bạn nên trang bị gồm: kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng tổ chức sự kiện, kỹ năng quản lý dữ liệu,...

Ngoài ra, nếu bạn sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng, kỹ năng tìm kiếm thông tin, quảng bá tuyển sinh sẽ giúp bạn có lợi thế trúng tuyển hơn đó.

Kỹ năng nắm bắt và truyền đạt thông tin

Nhân viên tư vấn cần hiểu rõ chương trình đào tạo, quy trình tuyển sinh và chính sách học phí để truyền đạt lại cho học viên một cách chính xác, dễ hiểu.

• Thường xuyên cập nhật thông tin mới từ phòng đào tạo hoặc marketing.

• Biết chọn lọc và trình bày thông tin ngắn gọn, tập trung vào điều học viên quan tâm nhất.

• Tránh sai sót trong việc truyền đạt thông tin về học phí, thời gian hoặc yêu cầu đầu vào.

Kỹ năng quản lý thời gian

Công việc tư vấn tuyển sinh thường phải làm việc với nhiều khách hàng cùng lúc, do đó quản lý thời gian khoa học là yếu tố quan trọng để duy trì hiệu quả.

• Lên kế hoạch làm việc rõ ràng từng ngày, từng tuần.

• Phân loại khách hàng theo mức độ ưu tiên và theo dõi tiến độ liên hệ.

• Đảm bảo phản hồi nhanh chóng và không bỏ sót học viên tiềm năng.

4. Các tiêu chí khi tuyển dụng nhân viên tư vấn tuyển sinh

Bên cạnh một số kỹ năng cơ bản cần có như kỹ năng giao tiếp, lắng nghe,... thì khi tuyển dụng nhân viên tư vấn tuyển sinh nhà tuyển dụng thường có một số tiêu chí khác bao gồm:

Nhiệt tình, tâm huyết với công việc tư vấn tuyển sinh

Đây là yếu tố then chốt để bạn đảm bảo hiệu quả công việc. Nhân viên tư vấn tuyển sinh cần phải có niềm đam mê với giáo dục, yêu thích công việc tư vấn và mong muốn giúp đỡ thí sinh lựa chọn được con đường học tập phù hợp.

Chăm chỉ, cẩn thận, trách nhiệm cao trong công việc

Công việc tư vấn tuyển sinh đòi hỏi bạn có sự tỉ mỉ, chính xác và cẩn trọng. Do đó, nhân viên cần phải có tinh thần trách nhiệm cao, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao phó.

Nhanh nhẹn, linh hoạt, thích ứng nhanh với những thay đổi

Thị trường tuyển sinh luôn có những biến động nhất định, do đó mỗi nhân viên tư vấn tuyển sinh cần phải có khả năng thích ứng nhanh với những thay đổi.

Có khả năng làm việc độc lập và nhóm hiệu quả

Nhân viên tư vấn tuyển sinh có thể được giao nhiệm vụ làm việc độc lập hoặc hợp tác với các bộ phận khác trong trường.

Do đó, bạn cần phải có khả năng làm việc độc lập, tự giác và đồng thời cũng có khả năng phối hợp nhịp nhàng với đồng nghiệp để hoàn thành tốt công việc chung.

Ngoài ra, một số tiêu chí khác có thể được cân nhắc tùy theo yêu cầu cụ thể của từng trường, bao gồm:

• Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tư vấn tuyển sinh
• Thành tích học tập, bằng cấp liên quan
• Khả năng ngoại ngữ: Khả năng ngoại ngữ là một lợi thế giúp nhân viên tư vấn tuyển sinh có thể tiếp cận với nhiều thí sinh hơn, đặc biệt là những thí sinh quốc tế.

Cơ hội phát triển cùng IELTS LangGo

Tại IELTS LangGo, chúng tôi luôn chào đón những bạn trẻ năng động, có tinh thần cầu tiến và mong muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực giáo dục.

• Môi trường làm việc trẻ trung, đề cao tinh thần học hỏi và sáng tạo.

• Được tham gia các khóa đào tạo kỹ năng chuyên môn và phát triển năng lực cá nhân do đội ngũ chuyên gia của HBR tổ chức.

• Lộ trình thăng tiến rõ ràng, cơ hội trở thành Team Leader hoặc Chuyên viên tư vấn cấp cao chỉ sau 6–12 tháng.

• Chính sách đãi ngộ hấp dẫn, ghi nhận xứng đáng mọi nỗ lực của bạn.

👉 HÃY GIA NHẬP IELTS LANGGO NGAY HÔM NAY
Để cùng chúng tôi lan tỏa giá trị học tập và trở thành người truyền cảm hứng cho hành trình tri thức của hàng nghìn học viên!

5.  Cơ hội phát triển khi làm nhân viên tư vấn tuyển sinh

Tư vấn tuyển sinh không chỉ là nghề nghiệp giúp đem lại thu nhập cho bạn mà còn giúp bạn nâng cao được kỹ năng, phẩm chất và cơ hội phát triển bản thân rất tốt. Cụ thể là:

Phát triển kỹ năng và kiến thức của bạn

• Nâng cao kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán
• Cập nhật kiến thức về ngành giáo dục, thị trường tuyển sinh
• Nâng cao kiến thức về kỹ năng mềm

Mở rộng mối quan hệ

• Nghề tư vấn tuyển sinh sẽ giúp bạn kết nối với nhiều người trong ngành giáo dục. Đây là cơ hội để họ mở rộng mối quan hệ và học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước.
• Nhân viên tư vấn tuyển sinh có cơ hội tiếp xúc với nhiều thí sinh và phụ huynh từ khắp nơi trên cả nước. Đây là cơ hội để họ xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với thí sinh và phụ huynh, tạo dựng uy tín cho bản thân và cho tổ chức đào tạo.

Cơ hội thăng tiến

Cơ hội phát triển trong nghề tư vấn tuyển sinh rất rộng mở, bạn có thể thăng tiến lên vị trí quản lý, chuyển sang làm việc tại các công ty tư vấn tuyển sinh hoặc có thể mở công ty tư vấn tuyển sinh của riêng mình.

6. Các câu hỏi phỏng vấn nhân viên tư vấn tuyển sinh thường gặp và cách trả lời 

Những câu hỏi phỏng vấn nhân viên tuyển sinh phổ biến nhất sẽ được IELTS LangGo liệt kê ngay dưới đây. Bạn hãy tham khảo và chuẩn bị thật tốt cho mình những câu trả lời chất lượng nhất nhé!

6.1 Bạn đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tư vấn tuyển sinh trước đây không? Nếu có, hãy mô tả một chút về kinh nghiệm của bạn.

Cách trả lời gợi ý:

• Nếu bạn đã có kinh nghiệm, hãy mô tả ngắn gọn nơi làm việc, phạm vi công việc và kết quả đạt được.

  “Tôi từng làm việc tại một trung tâm đào tạo ngoại ngữ, phụ trách tư vấn trực tiếp và online cho học viên. Trong 6 tháng, tôi đạt hơn 120% chỉ tiêu tuyển sinh nhờ xây dựng quy trình chăm sóc học viên hiệu quả.”

• Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, hãy nhấn mạnh kỹ năng liên quan: giao tiếp, chăm sóc khách hàng, làm việc nhóm, hoặc từng tham gia hoạt động hướng nghiệp, sự kiện giáo dục.

  “Tôi chưa có kinh nghiệm trực tiếp trong tư vấn tuyển sinh, nhưng từng tham gia hỗ trợ truyền thông cho một trung tâm tiếng Anh, qua đó học được cách trao đổi với học viên và phụ huynh hiệu quả.”

6.2 Bạn hiểu biết như thế nào về quy trình tuyển sinh của trường chúng tôi hoặc các trường đại học khác

Cách trả lời gợi ý:
Nhà tuyển dụng muốn đánh giá mức độ tìm hiểu trước buổi phỏng vấn.

• Tìm hiểu website hoặc brochure của trường để nắm rõ: đối tượng học viên, các khóa học, học phí, chính sách ưu đãi, thời gian khai giảng.

  “Theo tôi tìm hiểu, trung tâm hiện có các khóa học IELTS Foundation và Intensive dành cho học sinh từ 15 tuổi trở lên. Quy trình đăng ký học gồm ba bước: tư vấn lộ trình, kiểm tra đầu vào và hoàn tất học phí. Tôi đánh giá đây là quy trình rõ ràng và dễ tiếp cận cho học viên.”

• Kết thúc bằng cách thể hiện mong muốn đóng góp:

  “Tôi tin với kinh nghiệm và sự tỉ mỉ của mình, tôi có thể giúp quy trình này diễn ra trôi chảy và tạo trải nghiệm tốt hơn cho học viên.

6.3 Bạn nghĩ rằng kỹ năng nào quan trọng nhất khi làm việc trong vai trò nhân viên tư vấn tuyển sinh?

Cách trả lời gợi ý:
Nhà tuyển dụng muốn biết bạn hiểu đúng bản chất công việc.

• Nêu 1–2 kỹ năng quan trọng nhất, có thể là giao tiếp, lắng nghe, thuyết phục hoặc quản lý thời gian, sau đó minh họa bằng ví dụ.

  “Theo tôi, kỹ năng giao tiếp và thấu hiểu khách hàng là yếu tố quan trọng nhất. Khi tư vấn, việc lắng nghe nhu cầu thật sự của học viên giúp tôi đưa ra gợi ý phù hợp, từ đó xây dựng niềm tin và tăng khả năng chốt đăng ký.”

6.4 Làm thế nào để bạn tiếp cận và tương tác với sinh viên và phụ huynh một cách hiệu quả?

Cách trả lời gợi ý:
Câu hỏi này đánh giá khả năng tư duy dịch vụ và phong cách làm việc chuyên nghiệp.

• Trình bày quy trình ngắn gọn: chuẩn bị – tiếp cận – lắng nghe – theo dõi.

  “Trước mỗi buổi tư vấn, tôi luôn tìm hiểu trước thông tin học viên để nắm bắt nhu cầu. Khi trò chuyện, tôi đặt câu hỏi mở để học viên chia sẻ nhiều hơn, sau đó giới thiệu khóa học phù hợp. Sau buổi tư vấn, tôi luôn gửi lại thông tin qua email hoặc tin nhắn để học viên dễ tham khảo và cảm thấy được quan tâm.”

• Nhấn mạnh yếu tố chân thành và chuyên nghiệp:

  “Tôi tin sự chân thành là cách tốt nhất để tạo niềm tin lâu dài với phụ huynh và học viên.”

6.5 Bạn đã từng đối mặt với tình huống khó khăn hoặc xung đột khi làm việc với sinh viên và phụ huynh? Bạn đã giải quyết tình huống đó như thế nào?

Cách trả lời gợi ý:
Nhà tuyển dụng muốn kiểm tra khả năng xử lý áp lực và giao tiếp tinh tế.

• Kể ngắn gọn một tình huống thực tế hoặc giả định (S.T.A.R – Situation, Task, Action, Result).

  “Một lần, phụ huynh phàn nàn vì con chưa được sắp lớp đúng trình độ. Tôi đã lắng nghe, xin lỗi vì sự bất tiện và ngay lập tức liên hệ phòng đào tạo để kiểm tra. Sau khi xác nhận, tôi đề xuất đổi lớp và tặng 1 buổi học thử miễn phí. Phụ huynh rất hài lòng với cách xử lý này.”

• Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, có thể nói:

  “Tôi chưa gặp tình huống cụ thể, nhưng tôi tin việc giữ bình tĩnh, lắng nghe và tìm giải pháp hợp lý là nguyên tắc quan trọng trong mọi tình huống phát sinh.”

Trên đây, IELTS LangGo đã giúp bạn hiểu rõ nhân viên tư vấn tuyển sinh là gì cũng như cần kỹ năng gì để có thể trở thành một ứng viên tốt nhất cho vị trí tư vấn tuyển sinh.

Hy vọng với những chia sẻ trên bạn đã nắm rõ những yêu cầu, tiêu chí và các cơ hội phát triển của nghề tư vấn tuyển sinh. Chúc bạn sẽ chuẩn bị thật tốt và thành công trên chặng đường sắp tới.