On-the-job training (OJT) là một phương pháp đào tạo hiệu quả, giúp nhân viên phát triển kỹ năng thông qua việc thực hành trực tiếp tại nơi làm việc.
Hãy cùng IELTS LangGo tìm hiểu sâu hơn về phương pháp On the job training, ưu-nhược điểm của hình thức đào tạo này và quy trình triển khai hiệu quả.
1. On-the-job training là gì?
On the job training (Đào tạo tại chỗ) là hình thức đào tạo mà nhân viên được hướng dẫn trực tiếp tại nơi làm việc bởi những người có kinh nghiệm, giúp họ nhanh chóng làm quen với công việc thực tế.
Đây phương pháp đào tạo nhân sự thực tiễn, được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề.
Mục tiêu chính của On the job training (OJT) bao gồm:
- Trang bị cho nhân viên kiến thức và kỹ năng thực tế để hoàn thành công việc hiệu quả.
- Tạo điều kiện cho nhân viên thực hành trực tiếp, giúp họ tự tin và thành thạo trong nhiệm vụ được giao.
- Nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu lỗi sai thông qua đào tạo gắn liền với thực tế công việc.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực và sự gắn kết với tổ chức bằng cách hỗ trợ nhân viên hòa nhập nhanh chóng.
2. Các hình thức On the job training (OJT)
On-the-job training được áp dụng linh hoạt cho nhiều ngành nghề và công việc khác nhau. Để tối ưu hóa hiệu quả đào tạo, OJT được chia thành 4 hình thức cơ bản, mỗi hình thức mang những đặc điểm và lợi ích riêng.
2.1. Đào tạo tại chỗ có cấu trúc (Structured OJT)
Structured OJT là hình thức đào tạo được lên kế hoạch và thiết kế một cách chi tiết, nhằm đảm bảo nhân viên có lộ trình học tập rõ ràng và có mục tiêu cụ thể.
Đặc điểm nổi bật:
- Nhân viên được cung cấp đầy đủ danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành, thông tin về người giám sát và những kết quả kỳ vọng sau đào tạo.
- Nhân viên có thể được yêu cầu ký cam kết hoặc hợp đồng hoàn thành chương trình đào tạo.
- Thường được sử dụng trong các ngành nghề yêu cầu cao về chuyên môn và kỹ thuật.
Ví dụ: Nhân viên mới tại một công ty phần mềm được hướng dẫn từng bước trong việc sử dụng công cụ lập trình và thực hiện dự án mẫu dưới sự theo dõi sát sao của quản lý trực tiếp.
2.2. Đào tạo tại chỗ không cấu trúc (Unstructured OJT)
Unstructured OJT là hình thức đào tạo không có kế hoạch cụ thể, thường diễn ra một cách tự nhiên trong quá trình làm việc.
Đặc điểm nổi bật:
- Nhân viên học qua việc quan sát và thực hành dưới sự chỉ dẫn của đồng nghiệp hoặc quản lý.
- Phù hợp với những công việc đơn giản hoặc dành cho những nhân viên đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực tương ứng.
- Thời gian đào tạo ngắn, linh hoạt và không yêu cầu tài liệu hay lộ trình cố định.
Ví dụ: Một nhân viên bán hàng mới học cách sử dụng hệ thống thanh toán qua việc theo dõi và hỗ trợ đồng nghiệp trong ca làm việc đầu tiên.
2.3. Đào tạo tại chỗ độc lập (Standalone OJT)
OJT độc lập là hình thức đào tạo tại chỗ độc lập, không kết hợp với các phương pháp đào tạo khác.
Đặc điểm nổi bật:
- Nhân viên học thông qua việc trực tiếp thực hiện công việc được giao.
- Tập trung vào thực hành toàn diện, giúp nhân viên làm quen và thành thạo nhiệm vụ cụ thể.
- Thường được áp dụng trong các công việc có mức độ phức tạp vừa phải.
Ví dụ: Một nhân viên giao hàng mới được giao lộ trình cụ thể và học cách sử dụng ứng dụng theo dõi đơn hàng trong quá trình làm việc thực tế.
2.4. Đào tạo tại chỗ kết hợp học tập (Blended learning OJT)
Blended learning OJT là hình thức kết hợp giữa đào tạo tại chỗ và các phương pháp đào tạo khác như tài liệu học tập, khóa học trực tuyến, hoặc video hướng dẫn.
Đặc điểm nổi bật:
- Giúp nhân viên không chỉ thực hành trực tiếp mà còn tiếp cận được các kiến thức lý thuyết cần thiết.
- Mang lại trải nghiệm học tập đa dạng và toàn diện hơn.
- Hiệu quả trong các công việc đòi hỏi kỹ năng phức tạp hoặc cần hiểu sâu về quy trình.
Ví dụ: Một nhân viên marketing được hướng dẫn cách sử dụng công cụ phân tích dữ liệu thông qua video hướng dẫn và thực hành phân tích các dự án mẫu dưới sự giám sát của quản lý.
3. Ưu điểm và nhược điểm của On the job training
On-the-job training (OJT) mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, nhưng cũng có một số điểm cần lưu ý khi triển khai:
Ưu điểm
- Thu hút và giữ chân nhân sự tài năng
Đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc giúp nhân viên cảm nhận được sự quan tâm của tổ chức đến sự phát triển của họ. Điều này khuyến khích họ gắn bó lâu dài và tạo động lực để cống hiến nhiều hơn.
- Tiết kiệm nguồn lực tài chính
Việc đào tạo diễn ra tại chỗ giúp giảm thiểu chi phí thuê giảng viên, tổ chức địa điểm hay đi lại. Nhân viên vẫn có thể làm việc và học tập đồng thời, tránh gián đoạn quá trình vận hành của doanh nghiệp.
- Tăng cường sự hợp tác trong đội ngũ
Khi những nhân viên dày dặn kinh nghiệm chia sẻ kiến thức, các mối quan hệ đồng nghiệp trở nên bền chặt hơn. Quá trình này thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và xây dựng môi trường làm việc tích cực.
- Đẩy mạnh hiệu quả sản xuất và kinh doanh
Nhân viên nắm bắt nhanh quy trình làm việc và áp dụng ngay vào thực tế, giúp giảm thiểu lỗi và cải thiện chất lượng đầu ra. Doanh nghiệp nhờ đó có thể tăng cường năng suất và tối ưu hóa hoạt động.
- Bảo tồn kiến thức nội bộ
Việc chuyển giao kinh nghiệm từ nhân viên lâu năm cho nhân viên mới đảm bảo các giá trị cốt lõi và kiến thức quan trọng của tổ chức không bị thất thoát.
Nhược điểm
- Khó khăn trong việc truyền đạt kiến thức
Không phải nhân viên nào cũng có khả năng hướng dẫn tốt. Một số người lo ngại rằng việc chia sẻ kỹ năng có thể làm giảm lợi thế cá nhân, dẫn đến thiếu sự hợp tác trong đào tạo.
- Giới hạn trong việc thúc đẩy sáng tạo
Phương pháp này tập trung vào kiến thức và quy trình sẵn có, khiến việc tích hợp các ý tưởng đổi mới hoặc cải tiến trở nên khó khăn hơn.
- Rủi ro liên quan đến an toàn lao động
Thiếu hướng dẫn cụ thể về an toàn khi vận hành máy móc hoặc thiết bị có thể gây ra các tai nạn đáng tiếc, đặc biệt trong những ngành nghề yêu cầu kỹ thuật cao.
- Dễ mắc lỗi khi thiếu giám sát chặt chẽ
Nếu không có sự theo dõi sát sao từ người hướng dẫn, nhân viên mới dễ thực hiện sai quy trình mà không được điều chỉnh kịp thời, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
- Kết quả đào tạo không đồng đều
Khi không có kế hoạch và tài liệu chuẩn hóa, hiệu quả đào tạo có thể khác biệt giữa các cá nhân, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đánh giá và duy trì chất lượng.
4. Quy trình thực hiện On the job training
Để triển khai Đào tạo tại chỗ một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch chi tiết và có thể tham khảo theo các bước thực hiện cụ thể dưới đây:
Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo và nhu cầu phát triển kỹ năng
Doanh nghiệp cần làm rõ các mục tiêu cần đạt được trong quá trình đào tạo, đồng thời đánh giá nhu cầu học tập của từng nhân viên. Điều này đảm bảo chương trình đào tạo được thiết kế phù hợp với yêu cầu công việc và hướng tới các mục tiêu lâu dài của tổ chức.
Bước 2: Chọn người hướng dẫn phù hợp
Người hướng dẫn đóng vai trò cốt lõi trong OJT, vì vậy cần lựa chọn cá nhân có chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn và khả năng hướng dẫn tốt. Họ cần có kỹ năng giao tiếp và khả năng hỗ trợ để nhân viên tiếp thu hiệu quả nhất.
Bước 3: Chuẩn bị tài liệu và công cụ cần thiết
Các tài liệu hướng dẫn, quy trình làm việc, và tiêu chuẩn công việc cần được chuẩn bị đầy đủ để nhân viên có tài liệu tham khảo trong suốt quá trình đào tạo. Ngoài ra, công cụ làm việc và không gian đào tạo cần được sắp xếp sẵn sàng để quá trình học tập diễn ra thuận lợi.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết
Kế hoạch đào tạo cần được xây dựng với lịch trình rõ ràng, phân chia các nội dung học tập và thời gian thực hành hợp lý. Sự phối hợp giữa người hướng dẫn, quản lý và nhân viên được đảm bảo để duy trì tiến độ và chất lượng đào tạo.
Bước 5: Đánh giá hiệu quả và cải thiện chương trình
Sau khi kết thúc đào tạo, cần tiến hành đánh giá để kiểm tra mức độ tiếp thu của nhân viên cũng như hiệu quả của chương trình. Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp nên phân tích các điểm cần cải thiện để hoàn thiện và nâng cao chất lượng đào tạo cho các đợt sau.
5. Lưu ý khi triển khai On the job training đảm bảo hiệu quả
Để triển khai On-the-job training (OJT) đạt kết quả tối ưu, doanh nghiệp cần chú ý một số yếu tố quan trọng trong suốt quá trình thực hiện:
- Duy trì tính chuyên nghiệp trong đào tạo
Quá trình hướng dẫn cần được thực hiện một cách bài bản, tránh sự thiếu nhất quán hoặc thiếu chuẩn bị từ phía người hướng dẫn. Tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức và thực hiện sẽ giúp nhân viên học tập hiệu quả hơn.
- Tăng cường tương tác giữa người hướng dẫn và nhân viên
Xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa người hướng dẫn và học viên là yếu tố quan trọng để truyền đạt kiến thức một cách dễ hiểu. Sự giao tiếp cởi mở giúp nhân viên có thể hỏi đáp, thảo luận, và hiểu sâu hơn về các kỹ năng công việc.
- Đảm bảo môi trường an toàn trong quá trình đào tạo
Các điều kiện làm việc cần tuân thủ quy định an toàn và các tiêu chuẩn của tổ chức. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ tai nạn, đảm bảo quá trình học tập diễn ra trong môi trường tích cực và ổn định.
- Theo dõi và đánh giá quá trình đào tạo thường xuyên
Định kỳ kiểm tra hiệu quả của OJT thông qua việc đánh giá năng lực nhân viên sau mỗi giai đoạn. Việc này giúp phát hiện sớm những điểm cần cải thiện, từ đó điều chỉnh để nâng cao chất lượng đào tạo.
- Cải tiến phương pháp đào tạo khi cần thiết
Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp nên linh hoạt thay đổi hoặc bổ sung các phương pháp đào tạo phù hợp với tình hình thực tế. Việc liên tục cập nhật và cải tiến sẽ giúp OJT duy trì hiệu quả trong dài hạn.
On-the-job training là phương pháp đào tạo thiết thực, giúp nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả khi đào tạo tại chỗ, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết để quá trình đào tạo diễn ra một cách chuyên nghiệp
Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ về hình thức đào tạo này và có kế hoạch triển khai hiệu quả tại tổ chức của mình.
