KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ GÌ? 6 CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Bạn đã bao giờ rơi vào trạng thái làm việc liên tục cả ngày nhưng vẫn cảm thấy chưa hoàn thành được mục tiêu quan trọng nào? Trong môi trường làm việc hiện đại đầy rẫy những yếu tố gây xao nhãng, việc làm chủ quỹ thời gian chính là ranh giới giữa một nhân sự xuất sắc và một người luôn chạy theo deadline.

Cùng LangGo Careers giải mã chi tiết kỹ năng quản lý thời gian là gì và bỏ túi 6 chiến thuật thực thi giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất, bứt phá mọi giới hạn sự nghiệp ngay sau đây!

ỨNG TUYỂN LANGO CAREERS VỚI NHIỀU VỊ TRÍ HẤP DẪN VÀ CƠ HỘI THĂNG TIẾN!

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian thực chất là quá trình lên kế hoạch và kiểm soát một cách có ý thức thời gian thực hiện cho các hoạt động cụ thể, nhằm tăng tính hiệu quả và năng suất. Trong kỷ nguyên số, khái niệm này không còn dừng lại ở việc "lấp đầy lịch trình", mà tập trung vào việc quản trị năng lượng và sự tập trung để đạt được mục tiêu cao nhất với nguồn lực hữu hạn.

Việc hiểu đúng bản chất của quản trị thời gian giúp bạn thoát khỏi cái bẫy mang tên "bận rộn ảo". Thay vì làm nhiều việc cùng lúc nhưng kết quả mờ nhạt, người có kỹ năng tốt sẽ biết cách chọn lọc và dồn sức cho những nhiệm vụ tạo ra giá trị thực sự.

Ảnh minh họa — *Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn xác định và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng*

XEM THÊM:

>>> Kỹ năng giao tiếp là gì? Những lỗi thường gặp và cách cải thiện

>>> 10 KỸ NĂNG LÀM VIỆC QUAN TRỌNG GIÚP BẠN BỨT PHÁ TRONG CÔNG VIỆC

2. Tại sao quản lý thời gian là chìa khóa bứt phá sự nghiệp

Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng, mang đến nhiều lợi ích thiết thực cả trong công việc và cuộc sống. Việc này không chỉ giúp tối ưu hiệu suất làm việc mà còn cải thiện chất lượng sống, mang lại sự cân bằng và phát triển bản thân.

Tăng hiệu suất làm việc: Quản lý thời gian giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ cần làm và loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết, mất thời gian. Điều này giúp hoàn thành công việc nhanh chóng, tăng hiệu suất mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Cải thiện khả năng đưa ra quyết định: Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn ưu tiên công việc quan trọng và tránh phân tâm, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp giải quyết công việc hiệu quả và chủ động hơn trong mọi tình huống.

Giảm căng thẳng và tạo cân bằng: Kỹ năng quản lý thời gian giúp giảm căng thẳng bằng cách phân bổ công việc hợp lý, cho phép bạn dành thời gian chăm sóc sức khỏe và tận hưởng cuộc sống bên gia đình, bạn bè.

Phát triển bản thân: Quản lý thời gian hiệu quả mở ra cơ hội học hỏi, phát triển kỹ năng mới và theo đuổi sở thích cá nhân, giúp nâng cao giá trị bản thân và cải thiện chất lượng cuộc sống.

>>> XEM THÊM: KỸ NĂNG CỨNG LÀ GÌ? TOP 5 KỸ NĂNG CỨNG QUAN TRỌNG TRONG CÔNG VIỆC

3. 6 Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để làm chủ cuộc sống

Trong môi trường quản trị hiện đại, thời gian được coi là loại "tiền tệ" công bằng nhất mà ai cũng sở hữu 24 giờ như nhau. Tuy nhiên, cách bạn chi tiêu loại tài sản này sẽ quyết định vị thế của bạn trong doanh nghiệp. Việc làm chủ quỹ thời gian mang lại những giá trị chiến lược sau:

Kỹ năng xác định mục tiêu và ưu tiên: Đây là khả năng quan trọng nhất giúp bạn biết rõ điều gì thực sự đóng góp vào thành công lâu dài. Người có kỹ năng này sẽ không bị cuốn vào những việc vụn vặt mà luôn biết cách "nhìn xa trông rộng".
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức: Lập kế hoạch không đơn thuần là ghi ra danh sách việc cần làm (To-do list), mà là khả năng thiết kế một lộ trình khả thi để đạt được mục tiêu trong nguồn lực giới hạn.
Kỹ năng tập trung sâu (Deep Work) Trong kỷ nguyên của thông báo đẩy và mạng xã hội, khả năng duy trì sự tập trung cao độ vào một nhiệm vụ duy nhất là một "siêu năng lực".
Kỹ năng ra quyết định nhanh chóng: Sự chần chừ chính là "kẻ cắp thời gian" thầm lặng. Kỹ năng ra quyết định giúp bạn quyết đoán hơn trong việc chọn lựa nhiệm vụ nào cần làm ngay và nhiệm vụ nào nên loại bỏ.
Kỹ năng ủy quyền và phối hợp: Bạn không thể làm mọi thứ một mình nếu muốn đạt được những thành tựu lớn. Kỹ năng này đòi hỏi sự tin tưởng và khả năng đánh giá năng lực của người khác.
Kỹ năng quản trị năng lượng và phục hồi: Quản lý thời gian thực chất là quản lý năng lượng. Nếu bạn làm việc 12 tiếng trong tình trạng kiệt sức, hiệu quả sẽ thấp hơn nhiều so với 4 tiếng tập trung đỉnh cao.

Việc thiếu hụt kỹ năng này không chỉ khiến bạn dậm chân tại chỗ mà còn là rào cản lớn nhất ngăn bạn tiếp cận với những cơ hội thách thức hơn. Ngược lại, những người biết tối ưu hóa từng phút giây thường là những người có khả năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn trong mọi tình huống.

XEM THÊM:

>>> Ma trận Eisenhower là gì? Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

>>> KỸ NĂNG TỪ CHỐI LÀ GÌ? NGHỆ THUẬT NÓI “KHÔNG” CỦA NGƯỜI THÔNG MINH

4. Một số Tips nhỏ để quản lý thời gian hiệu quả

Để thực sự làm chủ thời gian, bạn cần áp dụng những mẹo nhỏ nhưng vô cùng hiệu quả. Dưới đây là một số tips giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn trong công việc và cuộc sống hàng ngày.

4.1 Nắm rõ sự khác biệt giữa "khẩn cấp" và "quan trọng"

Sai lầm phổ biến nhất của nhiều nhân sự là dành cả ngày để xử lý các việc "khẩn cấp" (như trả lời tin nhắn ngay lập tức, họp hành đột xuất) mà bỏ quên những việc "quan trọng" mang tính chiến lược.

Mẹo áp dụng: Hãy dành ít nhất 60 - 90 phút đầu ngày cho các đầu việc quan trọng trước khi mở hòm thư điện tử hoặc các ứng dụng chat.

Cách áp dụng: Sử dụng phương pháp Eisenhower Matrix để phân loại công việc thành bốn nhóm:

Nhóm 1: Khẩn cấp và quan trọng (Cần làm ngay).
Nhóm 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Lên kế hoạch và thực hiện).
Nhóm 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Đưa ra các giải pháp và ủy quyền nếu có thể).
Nhóm 4: Không khẩn cấp và không quan trọng (Loại bỏ hoặc trì hoãn).

4.2 Lập kế hoạch hiệu quả

Việc lập kế hoạch là yếu tố không thể thiếu để quản lý thời gian một cách hiệu quả. Một kế hoạch tốt sẽ giúp bạn:

Định hướng rõ ràng công việc cần làm.
Phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ.
Theo dõi tiến độ và đảm bảo không bỏ sót công việc quan trọng.

Cách áp dụng:

Lập kế hoạch hàng ngày vào mỗi sáng để xác định những công việc cần ưu tiên.
Dành thời gian cố định cho mỗi nhiệm vụ, tránh việc để công việc trôi dần qua ngày mà không hoàn thành.

4.3 Dừng ngay ý định làm việc "đa nhiệm"

Mặc dù nhiều người nghĩ rằng làm nhiều việc cùng lúc có thể giúp hoàn thành nhanh hơn, nhưng thực tế, đa nhiệm có thể làm giảm năng suất và dễ dẫn đến sai sót.

Khi bạn làm nhiều việc một lúc, khả năng tập trung sẽ giảm đi, và bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi hơn.

Cách áp dụng: Hãy tập trung vào một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu bạn đang làm việc liên quan đến báo cáo, hãy chỉ tập trung vào báo cáo cho đến khi hoàn thành, sau đó chuyển sang công việc tiếp theo.

>>> XEM THÊM: VIỆC LÀM BÁN THỜI GIAN LÀ GÌ? LỢI ÍCH VÀ CƠ HỘI VIỆC LÀM

4.4 Quản lý căng thẳng

Quản lý thời gian không chỉ là hoàn thành công việc mà còn là quản lý sức khỏe tinh thần. Khi bạn bị căng thẳng, khả năng làm việc hiệu quả sẽ giảm đi.

Cách áp dụng:

Đưa ra các khoảng nghỉ ngắn trong ngày làm việc. Mỗi khi cảm thấy căng thẳng, hãy đứng dậy, đi bộ hoặc thư giãn vài phút để giảm stress.
Thực hành các bài tập thư giãn như hít thở sâu, yoga hoặc thiền để giảm căng thẳng và cải thiện năng suất làm việc.

4.5 Đối phó với "kẻ cắp thời gian"

Có những yếu tố xung quanh chúng ta có thể là "kẻ cắp thời gian", ví dụ như mạng xã hội, email không quan trọng, hoặc cuộc trò chuyện dài dòng với đồng nghiệp. Những yếu tố này làm gián đoạn công việc của bạn và khiến bạn mất kiểm soát thời gian.

Cách áp dụng:

Tắt thông báo trên điện thoại và máy tính khi làm việc để tránh bị phân tâm.
Dành thời gian cố định trong ngày để kiểm tra email và trả lời tin nhắn. Tránh việc kiểm tra liên tục suốt cả ngày.
Thực hiện các cuộc trò chuyện có chủ đích và không kéo dài quá lâu nếu không thực sự cần thiết.

4.6 Phương pháp 4D (Do - Dump - Delegate - Defer)

Phương pháp 4D là một cách tuyệt vời để phân loại công việc và giúp bạn tối ưu hóa thời gian:

Do: Làm ngay những công việc quan trọng và có thể hoàn thành nhanh chóng.
Dump: Loại bỏ những công việc không cần thiết hoặc không mang lại giá trị lâu dài.
Delegate: Ủy quyền những công việc mà người khác có thể làm tốt hơn bạn.
Defer: Hoãn lại những công việc không khẩn cấp hoặc không quan trọng.

Cách áp dụng:

Hãy liệt kê tất cả công việc cần làm và phân loại chúng theo các tiêu chí của phương pháp 4D.
Đảm bảo rằng bạn đang làm đúng việc vào đúng thời điểm để tăng hiệu quả công việc.

4.7 Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)

Nguyên tắc Pareto cho rằng 80% kết quả đến từ 20% công việc quan trọng nhất. Thực tế, việc tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị lớn nhất sẽ giúp bạn đạt được kết quả tối ưu nhất mà không cần phải làm mọi thứ.

Cách áp dụng:

Xác định 20% công việc quan trọng nhất mang lại 80% kết quả.
Dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ này thay vì làm những việc ít quan trọng.

4.8 Phương pháp 40-30-30-10

Để đảm bảo sự phát triển toàn diện và bền vững, bạn có thể áp dụng tỷ lệ phân bổ quỹ thời gian như sau:

40% thời gian: Tập trung tối đa cho nhiệm vụ quan trọng nhất.
30% thời gian: Giải quyết các công việc phụ trợ, hành chính cần thiết.
30% thời gian: Dành cho việc học tập, nghiên cứu và phát triển bản thân (vốn là văn hóa cốt lõi tại HBR).
10% thời gian: Nghỉ ngơi, thư giãn để tái tạo năng lượng.

Cách áp dụng:

Lập kế hoạch hàng tuần theo tỷ lệ này để tối ưu hóa thời gian và tạo sự cân bằng trong cuộc sống.

4.9 Thời gian là thứ hàng hóa giá trị nhất

Cuối cùng, hãy luôn nhớ rằng thời gian là tài sản quý giá nhất. Khi bạn biết sử dụng thời gian một cách hiệu quả, bạn sẽ có thể làm chủ cuộc sống và đạt được những mục tiêu lớn lao trong công việc và cuộc sống.

Cách áp dụng:

Chú trọng đến thời gian của bạn, từ việc lên kế hoạch đến việc sử dụng công cụ quản lý thời gian.
Trân trọng từng khoảnh khắc và đừng để thời gian trôi qua vô ích

4.10 Đối phó với kẻ cắp thời gian bằng công nghệ AI

Sự xao nhãng từ thông báo mạng xã hội hay các tab trình duyệt không liên quan là rào cản lớn nhất của năng suất.

Mẹo áp dụng: Sử dụng các ứng dụng chặn thông báo trong giờ làm việc (như Forest hoặc Freedom). Ngoài ra, hãy thử dùng các trợ lý AI để tóm tắt các cuộc họp dài hoặc soạn thảo khung email, giúp bạn dành thời gian cho những tư duy sáng tạo phức tạp hơn.

>>> XEM THÊM: Kỹ năng lãnh đạo là gì? 15 kỹ năng cần có của nhà quản lý tài ba

5. Các công cụ hỗ trợ quản trị thời gian dẫn đầu xu hướng

Để quản lý thời gian hiệu quả hơn, có một số công cụ không thể thiếu giúp bạn lên kế hoạch, theo dõi công việc, và cải thiện năng suất như:

Google Calendar: Đây là một lịch trực tuyến miễn phí và dễ sử dụng, cho phép bạn tạo sự kiện, cài đặt nhắc nhở, và chia sẻ lịch trình với người khác, rất phù hợp cho việc tổ chức cá nhân và công việc nhóm.
Todoist: Một ứng dụng mạnh mẽ để tạo danh sách công việc. Todoist hỗ trợ thiết lập ưu tiên và nhắc nhở, giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng đúng thời hạn.
Trello: Dựa trên hệ thống thẻ và bảng, Trello hỗ trợ phân chia công việc thành các danh sách và tổ chức trực quan theo từng giai đoạn, đặc biệt hữu ích khi làm việc nhóm và quản lý dự án.
Asana: Đây là công cụ tuyệt vời để phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và giúp cả đội giữ vững lộ trình. Asana giúp cải thiện sự phối hợp trong nhóm và đảm bảo mọi người đều cập nhật.
Notion: Một nền tảng linh hoạt, tích hợp nhiều công cụ từ ghi chú, lịch cho đến quản lý dự án. Notion cho phép bạn tạo không gian làm việc cá nhân hóa, dễ dàng truy cập và tổ chức thông tin.
Microsoft Outlook: Không chỉ là công cụ email, Outlook còn có lịch tích hợp và các tính năng quản lý thời gian, giúp bạn vừa sắp xếp lịch hẹn, vừa quản lý hộp thư hiệu quả.