To do list là gì? Top 6 To do list app free tốt nhất hiện nay

To do list là công cụ đơn giản nhưng vô cùng hữu ích giúp bạn quản lý thời gian và công việc hiệu quả.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về To do list là gì, quy trình tạo To do list, và giới thiệu 6 ứng dụng To do list miễn phí tốt nhất hiện nay. Cùng IELTS LangGo tìm hiểu ngay nhé!

1. To do list là gì?

To do list là danh sách các công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Mỗi mục trong danh sách là một công việc cụ thể, thường được sắp xếp theo mức độ ưu tiên hoặc theo trình tự thời gian.

To do list giúp người sử dụng quản lý thời gian và theo dõi công việc một cách có hệ thống, từ đó tăng năng suất làm việc.

Mặc dù, To do list và Checklist có vẻ giống nhau và khiến nhiều bạn nhầm lẫn, những thực ra chúng khác nhau về tính chất và mục đích sử dụng. Cụ thể:

Tóm lại, To do list giúp quản lý các nhiệm vụ hàng ngày, còn Checklist tập trung vào việc đảm bảo từng bước trong một quy trình được hoàn thành đúng cách.

2. Lợi ích khi sử dụng To do list

Khi được sử dụng đúng cách, To do list sẽ mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích như: quản lý thời gian hiệu quả, cải thiện hiệu suất làm việc, … Chúng ta cùng phân tích kỹ hơn nhé.

• Quản lý thời gian hiệu quả

To do list giúp bạn theo dõi công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên. Bằng cách viết ra tất cả những gì cần làm, bạn có thể dễ dàng nhận diện những công việc quan trọng hơn, từ đó phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ.

Điều này giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm thiểu tình trạng bỏ sót hoặc dồn việc đến phút cuối.

• Tăng năng suất

Khi mọi công việc được liệt kê rõ ràng, bạn sẽ biết chính xác những gì cần làm, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. tránh lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết.

Bên cạnh đó, việc đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành sẽ mang lại cảm giác hài lòng và động lực để hoàn thành nhiều việc hơn.

• Giảm căng thẳng và lo lắng

Việc viết ra các công việc cần làm giúp bạn giảm bớt gánh nặng tâm lý do phải nhớ quá nhiều thứ cùng lúc. Khi bạn biết mọi thứ đều đã được liệt kê đầy đủ bạn sẽ không phải lo lắng về việc quên bất kỳ công việc nào.

Điều này tạo ra một tâm lý yên tâm hơn và giảm căng thẳng khi đối diện với khối lượng công việc lớn.

• Tạo cảm giác thành tựu

Đánh dấu từng công việc đã hoàn thành trên To do list mang lại cảm giác thỏa mãn và đạt được mục tiêu.

Cảm giác thành tựu này là động lực mạnh mẽ giúp bạn tiếp tục hoàn thành những nhiệm vụ tiếp theo và duy trì sự tập trung.

• Tăng cường tổ chức và kỷ luật

Việc sử dụng To do list giúp bạn tổ chức công việc một cách có hệ thống và có kỷ luật hơn trong việc hoàn thành công việc. Điều này giúp bạn duy trì thói quen làm việc có trật tự, không bị sa đà vào những hoạt động không liên quan hoặc những công việc không quan trọng.

• Giảm sự trì hoãn

To do list giúp bạn liệt kê rõ ràng những nhiệm vụ cần phải hoàn thành và việc có danh sách các công việc cụ thể sẽ khiến bạn không còn lý do để trì hoãn.

• Cải thiện sự giao tiếp và làm việc nhóm

Trong môi trường làm việc nhóm, việc sử dụng To do list có thể cải thiện sự giao tiếp giữa các thành viên. Mỗi người sẽ biết rõ công việc của mình và có thể theo dõi tiến độ của nhau một cách dễ dàng, tránh tình trạng hiểu lầm hoặc bỏ sót nhiệm vụ.

• Linh hoạt và dễ điều chỉnh

To do list là công cụ linh hoạt, có thể thay đổi và điều chỉnh theo nhu cầu của bạn. Nếu có công việc mới phát sinh hoặc thay đổi mức độ ưu tiên, bạn có thể dễ dàng thêm, xóa hoặc sắp xếp lại danh sách công việc một cách dễ dàng.

Điều này giúp bạn thích ứng với những tình huống phát sinh mà không bị xáo trộn quá nhiều.

• Cải thiện khả năng lập kế hoạch

Thói quen sử dụng To do list giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn cho tương lai. Khi bạn nhìn lại những công việc đã hoàn thành, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về cách quản lý thời gian và công việc của mình.

Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm và cải thiện kỹ năng lập kế hoạch cho những dự án dài hạn hoặc nhiệm vụ phức tạp.

• Giúp bạn quản lý công việc đa dạng

Khi bạn có nhiều loại công việc khác nhau, từ việc nhà, công việc văn phòng, đến các dự án cá nhân, To do list giúp bạn tích hợp và theo dõi tất cả các nhiệm vụ này một cách hợp lý.

Bạn sẽ không bỏ lỡ công việc quan trọng và có thể cân bằng giữa các khía cạnh khác nhau của cuộc sống một cách hiệu quả.

3. Quy trình 5 bước tạo To do list hiệu quả

Để tạo một To do list hiệu quả, bạn nên tuân theo quy trình 5 bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu, công việc cần làm

Trước khi lập To do list, bạn cần xác định rõ mục tiêu chung mà bạn muốn đạt được. Mục tiêu có thể là ngắn hạn (trong ngày, trong tuần) hoặc dài hạn (trong tháng, trong năm).

Tiếp theo, bạn hãy liệt kê ra tất cả những công việc hoặc nhiệm vụ cần làm để đạt được mục tiêu đó. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tất cả những gì phải thực hiện.

Ví dụ: Nếu mục tiêu là ‘Hoàn thành báo cáo dự án’ bạn cần các nhiệm vụ như: ‘thu thập dữ liệu, viết phần giới thiệu, phân tích kết quả, chỉnh sửa báo cáo, gửi cho quản lý, …’

Bước 2: Chia nhỏ các công việc lớn thành các nhiệm vụ cụ thể

Công việc lớn có thể dễ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và không biết bắt đầu từ đâu. Do đó, cần chia nhỏ các công việc lớn thành các nhiệm vụ cụ thể và dễ quản lý hơn.

Mỗi nhiệm vụ nên đủ nhỏ để có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn (thường là 1-2 giờ) và đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đều rõ ràng và có thể đo lường được.

Ví dụ: Thay vì viết "Nghiên cứu" hãy chia thành "Tìm tài liệu về xu hướng thị trường 2024," "Tìm hiểu dữ liệu doanh số năm trước," v.v.

Bước 3: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Không phải tất cả các công việc đều có cùng mức độ quan trọng hoặc cần thiết phải thực hiện ngay. Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất trước, tránh lãng phí thời gian vào những công việc ít cấp thiết.

Bạn có thể sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc:

• Quan trọng và khẩn cấp: Làm ngay
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch làm
• Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Ủy quyền nếu có thể
• Không quan trọng và không khẩn cấp: Xem xét loại bỏ

Ví dụ: Đối với mục tiêu "Hoàn thành báo cáo," các công việc như "Thu thập dữ liệu" và "Phân tích kết quả" có thể được ưu tiên hơn "Chỉnh sửa báo cáo."

Bước 4: Đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ cụ thể

Đặt thời hạn giúp bạn quản lý thời gian một cách khoa học và có mục tiêu rõ ràng cho mỗi nhiệm vụ. Khi biết rằng công việc có thời hạn cụ thể, bạn sẽ có động lực và không trì hoãn.

Ví dụ: "Thu thập dữ liệu - 2 giờ” "Viết phần mở đầu - 1 giờ”, v.v.

Nếu nhiệm vụ lớn hơn, bạn hãy chia nhỏ thời hạn cho từng phần của nhiệm vụ để không bị quá tải khi đối mặt với một công việc phức tạp.

Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc thời gian đệm cho những công việc có thể phát sinh hoặc không lường trước được.

Bước 5: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết

Sau khi lập To do list, bạn cần theo dõi việc thực hiện. Đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành để đo lường tiến độ và giữ cho danh sách luôn được cập nhật.

Ngoài ra, bạn nên định kỳ đánh giá lại To do list để xem xét những công việc nào đã hoàn thành, công việc nào còn đang dang dở, hoặc công việc nào cần phải thay đổi mức độ ưu tiên. Điều này giúp bạn điều chỉnh lại kế hoạch nếu cần thiết.

Quy trình 5 bước này sẽ giúp bạn tạo ra một To do list hiệu quả, giúp quản lý công việc có kế hoạch và kiểm soát thời gian một cách khoa học.

4. Một số lưu ý khi làm To do list

Khi tạo To do list bạn nên lưu ý một số điểm sau để đạt được hiệu quả tốt nhất nhé.

• Theo sát thực tế

Bạn đừng liệt kê quá nhiều công việc hoặc đặt mục tiêu quá cao. Hãy tạo ra một danh sách thực tế và khả thi. Điều này giúp bạn cảm thấy thành công và duy trì động lực để hoàn thành các nhiệm vụ tiếp theo.

• Dự kiến đúng thời gian thực hiện

Bạn nên đặt thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ để biến ý tưởng thành hành động cụ thể, giúp bạn tránh trì hoãn.

• Chia nhỏ công việc

Các nhiệm vụ lớn dễ gây áp lực và khó hoàn thành nếu không được chia nhỏ, giúp bạn tạo động lực hoàn thành từng bước một và giảm căng thẳng.

• Tạo To do List theo thứ tự ưu tiên

Bạn cần xác định rõ thứ tự quan trọng của các nhiệm vụ để không bỏ lỡ những công việc cấp bách.

• Dự phòng tình huống phát sinh

Bạn đừng sắp xếp thời gian quá chặt chẽ, hãy để thời gian dư ra, ví dụ như: thêm 30 phút dự phòng cho các tình huống phát sinh.

• Liên kết với bộ phận khác (nếu cần)

Nếu công việc liên quan đến nhiều người, việc phối hợp và trao đổi với các bộ phận khác là cần thiết.

Bạn nên trao đổi và thống nhất với các bên liên quan về cách thức làm việc và thời hạn để đảm bảo tất cả các bộ phận đều tự điều chỉnh công việc của họ để đạt mục tiêu chung.

• Sử dụng các To do list app

Bạn nên sử dụng các ứng dụng như Todoist, Trello, Microsoft To Do để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc trực quan hơn.

5. Top 6 to do list app free tốt nhất hiện nay

Trong phần này, IELTS LangGo sẽ review ngắn gọn về 6 ứng dụng To do list miễn phí được nhiều người dùng đánh giá cao nhất hiện nay:

Todoist

Ưu điểm:

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
• Hỗ trợ nhiều nền tảng (iOS, Android, Windows, Mac, web)
• Tính năng collaborative tasks cho phép làm việc nhóm
• Tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Google Calendar, Slack

Nhược điểm:

• Một số tính năng nâng cao chỉ có ở bản trả phí.

TickTick

Ưu điểm:

• Đa năng, có thêm các tính năng như lập kế hoạch, đồng hồ Pomodoro, theo dõi thói quen.
• Tạo và quản lý nhiệm vụ dễ dàng với giao diện trực quan.
• Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị.

Nhược điểm:

• Bản miễn phí có giới hạn số lượng nhiệm vụ.

Microsoft To Do

Ưu điểm:

• Miễn phí hoàn toàn, tích hợp tốt với hệ sinh thái Microsoft (Outlook, OneDrive)
• Giao diện tối giản, dễ sử dụng, hỗ trợ lập kế hoạch và chia sẻ danh sách với người khác.

Nhược điểm: Chức năng đơn giản, không có tính năng nâng cao như các ứng dụng khác.

Apple Reminders

Ưu điểm:

• Được tích hợp sẵn trên các thiết bị Apple, dễ sử dụng với Siri để tạo nhắc nhở bằng giọng nói.
• Hỗ trợ vị trí nhắc nhở, thiết lập thời hạn và ưu tiên.

Nhược điểm:

• Chỉ hỗ trợ trên hệ sinh thái của Apple, không có tính năng phức tạp cho người dùng chuyên nghiệp.

Google Tasks

Ưu điểm:

• Tích hợp tốt với Gmail và Google Calendar
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, cho phép quản lý công việc ngay trong email và lịch làm việc.

Nhược điểm:

• Không có nhiều tính năng nâng cao, thiếu tùy chọn theo dõi hiệu suất hoặc nhắc nhở dựa trên vị trí.

Any.do

Ưu điểm:

• Giao diện đẹp, dễ sử dụng, hỗ trợ tính năng quản lý nhiệm vụ, lịch, và nhắc nhở tất cả trong một ứng dụng.
• Tích hợp với các trợ lý ảo như Alexa và Google Assistant.

Nhược điểm:

• Một số tính năng mạnh chỉ có ở bản trả phí, bản miễn phí giới hạn về số lượng nhiệm vụ và tích hợp.

IELTS LangGo mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ To do list là gì, các To do list app nên dùng và cách tạo 1 To do list hiệu quả để quản lý thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.