Off the job training là gì? 6 phương thức triển khai phổ biến hiện nay

Off-the-job training là phương pháp giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức thông qua các chương trình đào tạo chuyên sâu bên ngoài môi trường làm việc.

Trong bài viết này, IELTS LangGo sẽ giúp bạn hiểu rõ Off the job training là gì, lợi ích, hạn chế và các phương pháp triển khai của hình thức đào tạo này.

1. Off the training là gì?

Off the job training (Đào tạo ngoài công việc) là hình thức đào tạo được thực hiện bên ngoài môi trường làm việc hàng ngày của nhân viên.

Đây là phương pháp cho phép nhân viên tạm rời khỏi các nhiệm vụ quen thuộc để tập trung học tập và trải nghiệm nhằm phát triển kỹ năng và nâng cao trình độ chuyên môn.

Off the job training cho phép nhân viên tiếp cận với các kiến thức và kỹ năng mới thông qua các phương pháp đào tạo hiện đại như hội thảo, khóa học chuyên sâu hoặc các buổi mô phỏng thực tế.

Hình thức đào tạo ngoài công việc tạo điều kiện để nhân viên học tập trong một môi trường không bị áp lực công việc thường ngày, từ đó nâng cao khả năng tiếp thu và sáng tạo.

2. Phân biệt Off the job training và On the job training

Off-the-job training (đào tạo ngoài công việc) và On-the-job training (đào tạo tại chỗ) là 2 hình thức đào tạo phổ biến. Mỗi phương pháp đều có những đặc điểm riêng biệt, phù hợp với các nhu cầu và mục tiêu đào tạo khác nhau trong doanh nghiệp.

Dưới đây là bảng so sánh 2 hình thức đào tạo này:

3. Lợi ích của hình thức Off the job training

Trong công việc, Off-the-job training không chỉ hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng mà còn mang đến nhiều giá trị chiến lược cho doanh nghiệp. Những lợi ích này góp phần quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Lợi ích đối với nhân viên

• Mở rộng kiến thức và kỹ năng chuyên môn

Nhân viên có cơ hội tiếp cận với những kiến thức mới và công cụ hiện đại thông qua các khóa đào tạo. Việc học tập trong môi trường tách biệt giúp họ dễ dàng nắm bắt nội dung và áp dụng vào công việc một cách hiệu quả hơn.

• Thúc đẩy tư duy sáng tạo

Các chương trình đào tạo ngoài công việc thường được tổ chức trong những không gian kích thích sự sáng tạo, nơi nhân viên có thể học hỏi từ các quan điểm đa chiều. Từ đó, họ khám phá những cách tiếp cận công việc mới mẻ và cải thiện khả năng giải quyết vấn đề.

• Tạo dựng các mối quan hệ chuyên nghiệp

Trong quá trình tham gia các khóa học hoặc hội thảo, nhân viên được giao lưu và trao đổi với những người có cùng lĩnh vực. Việc kết nối này giúp họ mở rộng mạng lưới quan hệ, học hỏi kinh nghiệm và xây dựng các mối liên kết hữu ích cho sự nghiệp.

• Gia tăng sự tự tin và động lực làm việc

Khi nhân viên được trang bị thêm kỹ năng và kiến thức, họ cảm thấy tự tin hơn trong việc thực hiện công việc. Cảm giác làm chủ năng lực bản thân cũng giúp tăng cường tinh thần làm việc và sự cống hiến.

Lợi ích đối với doanh nghiệp

• Nâng cao hiệu suất lao động

Các kiến thức và kỹ năng mới được áp dụng trực tiếp vào công việc giúp cải thiện chất lượng và tốc độ xử lý công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược một cách nhanh chóng hơn.

• Xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp

Các chương trình đào tạo chuyên sâu giúp doanh nghiệp xây dựng lực lượng lao động với trình độ cao, đáp ứng tốt những yêu cầu ngày càng khắt khe của thị trường. Một đội ngũ chuyên nghiệp cũng dễ dàng thích nghi với sự thay đổi và thách thức mới.

• Gia tăng sự hài lòng và cam kết của nhân viên

Khi nhân viên nhận được sự đầu tư vào năng lực cá nhân, họ thường cảm thấy tự hào và đánh giá cao tổ chức của mình.

Việc tổ chức các chương trình đào tạo chất lượng giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài hiệu quả hơn. Khi nhân viên cảm nhận được sự quan tâm từ tổ chức, họ có xu hướng gắn bó lâu dài và cống hiến nhiều hơn.

4. Hạn chế của hình thức Off the job training

Bên cạnh những lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp thì Off the job training cũng vẫn còn một số hạn chế:

• Chi phí đầu tư cao

Hình thức đào tạo này thường đi kèm với các khoản chi phí lớn như thuê chuyên gia, mời giảng viên, chi phí địa điểm, di chuyển và lưu trú. Bên cạnh đó, việc nhân viên tạm thời rời khỏi công việc cũng làm tăng chi phí gián tiếp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có ngân sách đào tạo hạn chế.

• Gián đoạn công việc

Off-the-job training yêu cầu nhân viên tạm ngưng công việc để tham gia khóa học. Điều này có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc, đặc biệt là trong các giai đoạn cần sự tập trung cao độ để hoàn thành nhiệm vụ.

• Chậm áp dụng vào thực tế

Những kiến thức và kỹ năng học được từ Off-the-job training thường cần thời gian để thích nghi với môi trường làm việc thực tế.

• Khó đánh giá hiệu quả ngay lập tức

Kết quả từ Off-the-job training thường không thể đo lường ngay sau khi khóa học kết thúc. Việc đánh giá hiệu suất và tác động thực tế đòi hỏi thời gian và các phương pháp đo lường cụ thể, dẫn đến khó khăn trong việc xác định giá trị thực sự của chương trình đào tạo.

• Thiếu tính linh hoạt

Các khóa học này thường được tổ chức tại những địa điểm cố định và theo lịch trình cố định, gây trở ngại cho những nhân viên có lịch làm việc bận rộn hoặc ở xa.

• Không phù hợp với một số ngành nghề

Những ngành nghề yêu cầu sự ứng dụng ngay lập tức vào công việc thực tế, chẳng hạn như sản xuất hoặc dịch vụ khách hàng, thường không đạt hiệu quả cao với Off-the-job training.

• Rủi ro mất nhân sự

Sau khi hoàn thành khóa đào tạo và tích lũy kiến thức mới, nhân viên có thể tìm kiếm các cơ hội việc làm tốt hơn ở những tổ chức khác và doanh nghiệp mất đi nhân tài sau khi đã đầu tư đào tạo.

5. 6 phương thức triển khai Off the job training phổ biến

Dưới đây là 6 phương thức triển khai Off the job training được nhiều tổ chức, doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

5.1. Đào tạo qua bài giảng (Lectures)

Đây là phương pháp sử dụng các bài giảng do chuyên gia hoặc giảng viên thực hiện để truyền đạt kiến thức, khái niệm và lý thuyết mới cho nhân viên. Các buổi đào tạo thường được tổ chức trong lớp học hoặc hội trường.

Lợi ích:

• Tiết kiệm chi phí khi đào tạo số lượng lớn nhân viên cùng lúc.
• Phù hợp với những nội dung có tính lý thuyết cao, dễ dàng hệ thống hóa kiến thức.
• Tạo môi trường học tập có cấu trúc, tập trung.

Ví dụ: Công ty tổ chức 1 buổi giảng dạy kỹ năng quản lý thời gian cho đội ngũ nhân viên. Giảng viên sử dụng các tài liệu trình chiếu và ví dụ minh họa thực tế để giúp người học hiểu và áp dụng kỹ năng hiệu quả trong công việc.

5.2. Hội thảo chuyên đề (Conferences)

Hội thảo chuyên đề là các sự kiện nơi nhân viên có thể học hỏi từ những chuyên gia trong ngành, tiếp cận xu hướng mới và kết nối với những người cùng lĩnh vực.

Lợi ích:

• Cung cấp cơ hội học hỏi trực tiếp từ các chuyên gia có kinh nghiệm.
• Hỗ trợ nhân viên mở rộng mạng lưới quan hệ và chia sẻ kinh nghiệm.
• Tiếp cận với công nghệ và ý tưởng mới, giúp cập nhật thông tin thị trường.

Ví dụ: Công ty cho nhân viên marketing tham gia hội thảo về xu hướng quảng cáo số 2024, tại đó họ học được cách tối ưu hóa ngân sách và sử dụng các nền tảng công nghệ mới trong chiến dịch quảng cáo.

5.3. Đào tạo thực hành (Vestibule training)

Đây là hình thức đào tạo trong môi trường mô phỏng, nơi nhân viên thực hành các kỹ năng công việc trong điều kiện an toàn và kiểm soát.

Lợi ích:

• Nhân viên có cơ hội làm quen với các công cụ và quy trình thực tế mà không gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
• Giảm thiểu rủi ro tai nạn hoặc sai sót trong giai đoạn học việc.
• Tăng cường khả năng làm chủ các kỹ năng cụ thể trước khi áp dụng vào công việc chính thức.

Ví dụ: Một công ty sản xuất cho nhân viên thực hành vận hành dây chuyền lắp ráp trong không gian mô phỏng, đảm bảo họ thành thạo trước khi làm việc trực tiếp trên dây chuyền thật.

5.4. Đào tạo qua nghe – nhìn (Audio-visual content)

Phương thức đào tạo bằng cách sử dụng nội dung nghe – nhìn như video, bản thuyết trình số, hoặc bài giảng ghi âm để cung cấp thông tin và kiến thức cho nhân viên.

Lợi ích:

• Truyền tải thông tin một cách hấp dẫn, dễ hiểu, giúp nhân viên ghi nhớ lâu hơn.
• Phù hợp với nhiều loại hình đào tạo và đối tượng nhân viên khác nhau.
• Tiết kiệm thời gian và tài nguyên hơn so với các phương pháp đào tạo trực tiếp.

Ví dụ: Nhân viên chăm sóc khách hàng được yêu cầu xem một video hướng dẫn xử lý khiếu nại khách hàng, sau đó thực hành theo các tình huống đã mô phỏng trong video.

5.5. Nghiên cứu tình huống (Case Study)

Với phương pháp nghiên cứu tình huống, nhân viên được yêu cầu phân tích các tình huống thực tế hoặc giả định, từ đó đưa ra giải pháp và rút ra bài học kinh nghiệm.

Lợi ích:

• Phát triển kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề.
• Khuyến khích nhân viên áp dụng kiến thức đã học vào tình huống thực tế.
• Tạo cơ hội trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp.

Ví dụ: Một đội ngũ quản lý dự án nghiên cứu tình huống về thất bại của một dự án lớn và thảo luận các chiến lược để cải thiện quy trình, tránh lặp lại lỗi sai tương tự.

5.6. Đào tạo nhập vai (Role-playing)

Trong phương pháp này, nhân viên đóng vai và tương tác với những tình huống mô phỏng thực tế để phát triển kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề.

Lợi ích:

• Nhân viên được thực hành trong một môi trường an toàn và không áp lực.
• Cải thiện kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và xử lý tình huống.
• Phát triển sự tự tin khi đối diện với các tình huống khó khăn trong công việc.

Ví dụ: Nhân viên bán hàng tham gia buổi nhập vai, trong đó họ đóng vai người bán và giải quyết các thắc mắc từ "khách hàng khó tính" do giảng viên hoặc đồng nghiệp đóng vai.

Off-the-job training là phương pháp đào tạo được tổ chức ngoài môi trường làm việc giúp phát triển kỹ năng và kiến thức của nhân sự, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ.

Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn nắm được lợi ích, hạn chế của hình thức này cũng như các phương pháp triển khai để xây dựng chiến lược phát triển nhân sự toàn diện và hiệu quả.