Hybrid working là một mô hình làm việc được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.
Trong bài viết này IELTS LangGo sẽ cùng bạn tìm hiểu mô hình làm việc Hybrid working là gì cũng như những lợi ích và thách thức của mô hình này, đồng thời chỉ ra chiến lược để áp dụng mô hình Hybrid working hiệu quả.
1. Mô hình làm việc Hybrid working là gì?
1.1. Khái niệm Hybrid working
Hybrid working (mô hình làm việc kết hợp) là một phương thức làm việc linh hoạt, kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Mô hình này cho phép nhân viên có thể tự do lựa chọn môi trường làm việc phù hợp với từng nhiệm vụ, dự án và nhu cầu cá nhân.
Mục tiêu chính của Hybrid working là:
- Tăng năng suất làm việc: Bằng cách tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và thoải mái, nhân viên có thể tập trung hơn vào công việc và đạt được hiệu quả cao hơn.
- Cải thiện sự hài lòng của nhân viên: Mô hình hybrid working giúp nhân viên có thêm thời gian để cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và giảm thiểu tình trạng căng thẳng.
- Giảm chi phí vận hành: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí văn phòng, điện nước và các chi phí khác liên quan đến việc duy trì một không gian làm việc truyền thống.
- Thu hút và giữ chân nhân tài: Mô hình làm việc linh hoạt là một trong những yếu tố quan trọng để thu hút các ứng viên tài năng và giữ chân nhân viên hiện tại.
1.2. Khái quát sự phát triển của Hybrid working
Mặc dù khái niệm Hybrid working ngày càng trở nên phổ biến trong những năm gần đây, nhưng ý tưởng về việc kết hợp làm việc tại nhà và tại văn phòng đã xuất hiện từ khá lâu. Tuy nhiên, phải đến khi công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và đại dịch COVID-19 bùng nổ, mô hình này mới thực sự được nhiều doanh nghiệp áp dụng rộng rãi.
Đại dịch COVID-19 đã buộc các doanh nghiệp trên toàn thế giới phải chuyển đổi sang hình thức làm việc từ xa. Điều này đã thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng của các công cụ và nền tảng hỗ trợ làm việc trực tuyến, tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng mô hình Hybrid working.
2. Lợi ích và thách thức của Hybrid working là gì?
Vậy, mô hình Hybrid Working có những lợi ích và thách thức nào? Hãy cùng IELTS LangGo tiếp tục phân tích sâu hơn nhé.
2.1. Lợi ích của Hybrid working
Mô hình hybrid working mang đến nhiều lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp
Đối với nhân viên:
- Cân bằng cuộc sống - công việc: Hybrid working cho phép nhân viên phân bổ thời gian hợp lý giữa công việc và gia đình, giảm áp lực từ công việc và nâng cao chất lượng cuộc sống.
- Năng suất làm việc cao hơn: Nhờ sự linh hoạt, nhân viên có thể chọn thời điểm và môi trường làm việc hiệu quả nhất, từ đó tăng cường khả năng tập trung và hoàn thành công việc nhanh hơn.
- Linh hoạt về thời gian và địa điểm: Nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu, từ văn phòng đến nhà riêng, quán cà phê hay bất cứ không gian nào phù hợp, giúp tối ưu hóa thời gian di chuyển và thích ứng với nhu cầu cá nhân.
- Cơ hội phát triển bản thân: Hybrid working khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng tự quản lý, khả năng làm việc độc lập và nâng cao kỹ năng công nghệ, giúp họ phát triển sự nghiệp một cách toàn diện.
Đối với doanh nghiệp:
- Thu hút và giữ chân nhân tài: Hybrid working tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, đáp ứng nhu cầu của những ứng viên chất lượng cao, giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì đội ngũ nhân sự xuất sắc.
- Tiết kiệm chi phí: Với ít nhân viên làm việc tại văn phòng toàn thời gian, doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí thuê văn phòng, thiết bị và các tiện ích liên quan.
- Nâng cao hiệu quả làm việc: Hybrid working giúp tạo ra một môi trường làm việc tối ưu, nơi mà nhân viên có thể tập trung vào công việc quan trọng và sáng tạo hơn.
- Linh hoạt trong hoạt động kinh doanh: Hybrid working mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc tổ chức và điều chỉnh hoạt động, giúp thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của thị trường và môi trường kinh doanh.
2.2. Thách thức của Hybrid working
Mô hình làm việc hybrid, dù mang đến sự linh hoạt, cũng đặt ra những thách thức đối với nhân viên và cả doanh nghiệp.
Đối với nhân viên:
Bên cạnh những lợi ích thì Hybrid working vẫn có những ảnh hưởng tiêu cực đến nhân viên. Cụ thể:
- Cảm giác cô lập: Hybrid Working có thể gây ra cảm giác cô lập do thiếu sự tương tác trực tiếp, làm giảm khả năng kết nối xã hội và tăng căng thẳng tinh thần, từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
- Mất cân bằng: Việc không phân định rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi khiến nhân viên dễ rơi vào tình trạng mệt mỏi, khó cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
- Có thể bị bỏ lỡ thông tin: Những nhân viên làm việc từ xa thường xuyên có thể bị bỏ lỡ thông tin quan trọng do sự hạn chế trong việc tương tác và trao đổi với đồng nghiệp và quản lý.
Đối với doanh nghiệp
- Không phải tất cả công việc đều phù hợp với mô hình Hybrid: Không phải ngành nghề nào cũng có thể áp dụng Hybrid Working một cách hiệu quả. Những lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe, giáo dục, và sản xuất yêu cầu sự hiện diện tại chỗ để đảm bảo hoạt động liên tục.
- Yêu cầu lập kế hoạch ngắn và dài hạn: Việc chuyển đổi sang Hybrid Working đòi hỏi doanh nghiệp phải lên kế hoạch chi tiết và phối hợp với các phòng ban để xác định lịch làm việc rõ ràng, bao gồm các ngày làm việc từ xa và những ngày có mặt tại văn phòng để đảm bảo sự kết nối giữa nhân viên.
- Tăng cường bảo mật thông tin: Làm việc từ xa tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ dữ liệu khi nhân viên sử dụng mạng internet không an toàn. Do đó, doanh nghiệp phải thiết lập các chính sách bảo mật dữ liệu chặt chẽ để bảo vệ tài liệu quan trọng trong quá trình triển khai Hybrid Working.
- Hỗ trợ quản lý năng suất và báo cáo công việc: Để đảm bảo nhân viên có thể làm việc hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc và báo cáo. Hệ thống này không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất mà còn là cầu nối giữa môi trường làm việc từ xa và văn phòng.
- Cải thiện phương thức giao tiếp: Khi triển khai Hybrid Working, doanh nghiệp cần có các công cụ và phương tiện giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên và quản lý. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi nhân viên luôn được cập nhật thông tin kịp thời và tạo cơ hội để củng cố văn hóa doanh nghiệp thông qua các cuộc họp trực tuyến định kỳ.
3. 4 mô hình Hybrid working phổ biến hiện nay
Trong bối cảnh xu hướng làm việc kết hợp ngày càng trở nên phổ biến, các doanh nghiệp đang lựa chọn và áp dụng nhiều mô hình Hybrid Working khác nhau để tăng năng suất làm việc và tối ưu hóa chi phí. Trong đó phải kể tới 4 mô hình sau:
3.1. Mô hình ưu tiên làm việc từ xa (Remote-First Model)
Mô hình này cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu, và công ty khuyến khích làm việc từ xa. Văn phòng công ty chỉ đóng vai trò như không gian gặp gỡ, ký kết hợp đồng hoặc tổ chức những cuộc họp quan trọng.
Đây là lựa chọn phù hợp cho các công việc có thể thực hiện độc lập như lập trình, sáng tạo nội dung hoặc chăm sóc khách hàng.
Ưu điểm:
- Nhân viên linh hoạt về địa điểm làm việc, giúp tăng hiệu suất.
- Tiết kiệm chi phí văn phòng cho doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Khó kiểm soát số lượng người làm việc tại văn phòng mỗi ngày.
- Có thể gây ra tình trạng phân tán, khó xây dựng tinh thần đồng đội.
3.2. Mô hình ưu tiên văn phòng (Office-First Model)
Mô hình này yêu cầu nhân viên đến văn phòng nhiều hơn, thích hợp với các công việc cần sự phối hợp chặt chẽ và phản hồi nhanh. Công ty có thể duy trì văn hóa làm việc nhóm và đảm bảo các bộ phận liên quan cộng tác hiệu quả.
Ưu điểm:
- Tăng cường khả năng làm việc nhóm, hợp tác giữa các bộ phận.
- Giữ vững văn hóa công ty.
Nhược điểm:
- Không phù hợp với công việc yêu cầu độc lập.
- Gặp khó khăn trong việc quản lý khi nhân viên phân tán tại nhiều địa điểm.
3.3. Mô hình kết hợp theo lịch trình (Scheduled Hybrid Model)
Với mô hình này, công ty thiết lập lịch trình cố định cho các nhóm nhân viên. Ví dụ, một số nhóm sẽ đến văn phòng vào các ngày cụ thể trong tuần, trong khi nhóm khác làm việc từ xa. Điều này giúp giảm áp lực cho văn phòng và đảm bảo sự nhịp nhàng trong công việc.
Ưu điểm:
- Phù hợp với các công ty lớn, giúp công việc được tổ chức chặt chẽ hơn.
- Tạo điều kiện cho nhân viên gắn kết thông qua các cuộc gặp mặt định kỳ.
Nhược điểm:
- Có thể gây gò bó do phải tuân thủ lịch trình cố định.
- Khó linh hoạt trong các tình huống khẩn cấp.
3.4. Mô hình Hybrid Working dựa trên vị trí, tính chất công việc
Trong mô hình này, mỗi bộ phận được phân chia theo tính chất công việc để quyết định làm việc tại nhà hay tại văn phòng. Chẳng hạn, trong một công ty sản xuất, công nhân và nhân viên kiểm tra chất lượng sẽ phải làm việc trực tiếp tại nhà máy, trong khi các bộ phận như marketing hay bán hàng có thể làm việc từ xa.
Ưu điểm:
- Tăng cường năng suất cho các vị trí không yêu cầu có mặt thường xuyên tại công ty
- Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí liên quan đến cơ sở vật chất.
Nhược điểm:
- Có thể dẫn đến những bất bình trong nội bộ công ty. Những người làm việc tại nhà có thể cảm thấy họ bỏ lỡ các cơ hội thăng tiến hoặc không thể xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với quản lý.
- Ngược lại, những nhân viên làm việc tại văn phòng có thể nghĩ rằng đồng nghiệp làm từ xa đang được ưu ái vì sự linh hoạt trong thời gian và địa điểm làm việc.
4. Chiến lược để áp dụng Hybrid working hiệu quả
Trong bối cảnh làm việc hiện đại, mô hình Hybrid working đã trở thành một xu hướng tất yếu. Để áp dụng Hybrid working hiệu quả, các doanh nghiệp cần phối hợp hài hòa 3 yếu tố sau:
- Con người
Để thành công với mô hình Hybrid, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng một đội ngũ nhân sự có khả năng thích nghi tốt với các phương pháp làm việc linh hoạt. Điều này bao gồm việc đào tạo nhân viên để họ nắm vững kỹ năng sử dụng các công cụ làm việc từ xa, đồng thời thúc đẩy văn hóa làm việc dựa trên sự gắn kết, đồng cảm và tin tưởng.
Các hoạt động xây dựng đội nhóm, dù là trực tuyến hay trực tiếp, sẽ giúp duy trì sự kết nối và tinh thần đồng đội, tạo điều kiện cho sự cộng tác hiệu quả bất kể vị trí làm việc.
- Quy trình
Việc triển khai Hybrid Working thành công đòi hỏi doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình rõ ràng và linh hoạt. Cần có hướng dẫn chi tiết về các yêu cầu làm việc tại nhà và tại văn phòng, đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình ở mỗi môi trường.
Quy trình đánh giá hiệu suất cần được điều chỉnh để phù hợp với cả hai hình thức làm việc, bao gồm cả việc thu thập phản hồi thường xuyên để kịp thời cải thiện và điều chỉnh các chính sách làm việc.
- Công nghệ
Công nghệ là nền tảng của Hybrid Working. Doanh nghiệp phải đầu tư vào hạ tầng công nghệ mạnh mẽ, bao gồm các công cụ họp trực tuyến, phần mềm quản lý dự án, và hệ thống bảo mật. Đảm bảo rằng nhân viên có đủ các phương tiện để thực hiện công việc một cách liền mạch dù họ đang làm việc tại văn phòng hay từ xa.
Đồng thời, các giải pháp công nghệ cần hỗ trợ sự kết nối giữa các thành viên, đảm bảo trải nghiệm làm việc liền mạch và hiệu quả.
Với sự đầu tư đúng đắn và sự linh hoạt, mô hình Hybrid working sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn, thu hút và giữ chân những nhân viên có năng lực.
Trên đây, IELTS LangGo đã cùng bạn tìm hiểu chi tiết về mô hình Hybrid working và chỉ ra chiến lược để áp dụng mô hình này hiệu quả trong các doanh nghiệp.
Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ đồng thời ứng dụng mô hình này một cách thành công, nâng cao hiệu suất công việc.
