CÁCH VIẾT EMAIL XÁC NHẬN PHỎNG VẤN BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

Một email xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự nghiêm túc của bạn mà còn giúp tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Vậy cách viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh sao cho chuẩn? Trong bài viết này, IELTS LangGo sẽ hướng dẫn bạn từng bước viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh, kèm theo các mẫu email thực tế giúp bạn áp dụng ngay.

1. Khi nào nên gửi email xác nhận phỏng vấn?

Việc viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh đúng thời điểm không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn. Dưới đây là ba tình huống phổ biến khi bạn cần gửi email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh một cách nhanh chóng và phù hợp.

Ngoài ra, xác nhận đúng lúc còn giúp bạn và nhà tuyển dụng tránh những hiểu lầm không đáng có, đồng thời thể hiện thái độ tôn trọng đối với quy trình tuyển dụng.

1.1 Ngay sau khi nhận được lời mời phỏng vấn 

Sau khi nhận được email mời phỏng vấn, bạn nên trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh trong vòng 24 giờ để xác nhận tham gia. Việc viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh vào thời điểm này cho thấy bạn nghiêm túc với cơ hội việc làm và giúp nhà tuyển dụng sắp xếp lịch trình thuận tiện hơn.

Trong email xác nhận, hãy cảm ơn nhà tuyển dụng vì cơ hội phỏng vấn, đồng thời xác nhận lại thời gian, địa điểm và hình thức phỏng vấn (trực tuyến hoặc trực tiếp). Nếu buổi phỏng vấn diễn ra online, bạn cũng có thể hỏi về nền tảng sử dụng như Zoom, Google Meet hay Microsoft Teams để chuẩn bị tốt hơn. tảng sử dụng (Zoom, Google Meet, Teams…) để có sự chuẩn bị tốt nhất.

1.2 Khi cần thay đổi thời gian phỏng vấn 

Nếu bạn không thể tham gia vào thời gian đã được đề xuất, hãy gửi email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh kèm theo đề xuất thay đổi sớm nhất có thể. Khi viết email, bạn nên thể hiện sự tôn trọng đối với lịch trình của nhà tuyển dụng, đồng thời đưa ra một số khung giờ thay thế để họ dễ dàng cân nhắc.

Việc đề nghị đổi lịch cần được diễn đạt một cách chuyên nghiệp và lịch sự. Bạn có thể bày tỏ sự tiếc nuối vì không thể tham gia theo lịch trình ban đầu, đồng thời nhấn mạnh mong muốn được phỏng vấn vào một thời điểm khác. Điều này không chỉ giúp bạn duy trì thiện cảm với nhà tuyển dụng mà còn thể hiện kỹ năng giao tiếp tốt.

1.3 Khi không thể tham gia buổi phỏng vấn 

Trong một số trường hợp, bạn có thể quyết định từ chối buổi phỏng vấn vì đã tìm được công việc khác hoặc cảm thấy vị trí không phù hợp. Khi đó, hãy gửi email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh để thông báo một cách chuyên nghiệp, tránh để nhà tuyển dụng phải chờ đợi mà không nhận được phản hồi.

Một email từ chối nên ngắn gọn, chân thành và thể hiện sự trân trọng đối với cơ hội đã được trao. Nếu phù hợp, bạn có thể để ngỏ khả năng hợp tác trong tương lai hoặc duy trì kết nối trên LinkedIn để mở rộng cơ hội nghề nghiệp sau này.

2. Các yếu tố cần có khi viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh 

Để viết một email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố quan trọng. Một email rõ ràng, súc tích và đúng chuẩn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin.

Dưới đây là các thành phần không thể thiếu trong email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh, giúp bạn gây ấn tượng tốt và thể hiện sự nghiêm túc với cơ hội việc làm.

2.1 Tiêu đề email (Subject line) 

Tiêu đề email cần ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện đúng mục đích của email. Một tiêu đề chuyên nghiệp giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nhận diện nội dung email và tránh bị bỏ sót trong hộp thư đến. Ví dụ:

• Confirmation of Interview – [Your Name]
• Interview Confirmation for [Job Title] – [Your Name]

Bên cạnh đó, nếu bạn đề xuất đổi lịch phỏng vấn, hãy thể hiện rõ điều này trong tiêu đề, chẳng hạn: Request to Reschedule Interview – [Your Name], giúp nhà tuyển dụng hiểu ngay nội dung email mà không cần mở thư.

2.2 Lời chào (Salutation)

Lời chào là phần đầu tiên của email, thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người nhận. Hãy sử dụng tên cụ thể của nhà tuyển dụng nếu có, chẳng hạn:

• Dear Mr. Smith,
  Dear Ms. Johnson,

Nếu bạn không biết rõ danh tính người nhận, có thể sử dụng lời chào chung như: Dear Hiring Manager,. Tránh những cách chào quá chung chung hoặc thiếu trang trọng như “Hi” hay “Hello” khi viết email chuyên nghiệp.

2.3 Lời cảm ơn

Sau lời chào, bạn nên bắt đầu email bằng một lời cảm ơn để thể hiện sự trân trọng đối với cơ hội phỏng vấn. Đây là một cách tạo thiện cảm và cho thấy bạn đánh giá cao sự quan tâm của nhà tuyển dụng. Ví dụ:

• Thank you for inviting me to the interview for the [Job Title] position at [Company Name].
• I appreciate the opportunity to discuss my qualifications and learn more about your team.

Lời cảm ơn không cần quá dài, nhưng phải đủ chân thành để thể hiện sự hứng thú với buổi phỏng vấn sắp tới. 

2.4 Xác nhận thông tin phỏng vấn 

Phần quan trọng nhất của email là xác nhận lại thông tin phỏng vấn để đảm bảo không có sai sót. Bạn nên nhắc lại thời gian, địa điểm và hình thức phỏng vấn (trực tiếp hay trực tuyến) để tránh hiểu nhầm. Ví dụ:

• I confirm that I will attend the interview on [date] at [time] at [location/online platform].
• Just to confirm, the interview is scheduled for [date] at [time], and I will be meeting with [interviewer’s name].

Việc nhắc lại thông tin giúp cả hai bên đảm bảo lịch trình và tránh trường hợp nhầm lẫn có thể xảy ra.

2.5 Đặt câu hỏi nếu cần 

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về buổi phỏng vấn, đây là thời điểm thích hợp để đặt câu hỏi. Chẳng hạn, bạn có thể hỏi về tài liệu cần chuẩn bị, hình thức phỏng vấn hoặc nền tảng sử dụng nếu phỏng vấn trực tuyến. Ví dụ:

• Could you please confirm if there are any documents I should bring to the interview?
• May I know which platform will be used for the online interview?

Đặt câu hỏi thể hiện sự chủ động của bạn và giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chỉ hỏi những điều thực sự cần thiết để tránh làm email trở nên quá dài.

2.6 Kết thúc email lịch sự

Cuối cùng, bạn nên kết thúc email bằng một câu thể hiện sự mong đợi được tham gia phỏng vấn, kèm theo lời cảm ơn một lần nữa. Ví dụ:

• I look forward to our meeting and discussing this opportunity further. Thank you again for your time and consideration.
• Please let me know if there’s anything else I need to prepare. Looking forward to our conversation!

Sau đó, kết thúc email bằng một lời chào chuyên nghiệp như:

• Best regards,
• Sincerely,
• Kind regards,

Kèm theo đó là tên đầy đủ của bạn để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện.Một email xác nhận phỏng vấn đầy đủ và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt, thể hiện sự nghiêm túc và tăng cơ hội thành công trong quá trình tuyển dụng.

>>> XEM THÊM: QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG GIẢNG VIÊN TẠI IELTS LANGGO

3. Các mẫu email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh 

Dưới đây là một số mẫu email hữu ích giúp bạn trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp, phù hợp với từng tình huống cụ thể. Việc sử dụng các mẫu này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo nội dung email đầy đủ, lịch sự.

3.1 Mẫu xác nhận lịch phỏng vấn đúng như đề xuất

Nếu bạn đồng ý với lịch phỏng vấn mà nhà tuyển dụng đã đưa ra, hãy xác nhận lại một cách rõ ràng để tránh hiểu nhầm.

Lưu ý: Email nên ngắn gọn, tập trung vào xác nhận lịch hẹn và thể hiện sự mong đợi đối với buổi phỏng vấn.

3.2 Mẫu yêu cầu thay đổi thời gian phỏng vấn

Nếu bạn không thể tham gia vào thời gian được đề xuất, hãy lịch sự đề nghị một khung giờ khác và đưa ra lý do hợp lý.

Lưu ý: Hãy đưa ra phương án thay thế cụ thể để nhà tuyển dụng dễ dàng sắp xếp lại lịch phỏng vấn.

3.3 Mẫu xác nhận lịch phỏng vấn và đặt câu hỏi về yêu cầu công việc

Nếu bạn muốn xác nhận lịch phỏng vấn nhưng vẫn còn một số thắc mắc về yêu cầu công việc hoặc quá trình phỏng vấn, có thể sử dụng mẫu sau.

Lưu ý: Đặt câu hỏi một cách ngắn gọn, chỉ hỏi những thông tin thực sự cần thiết để tránh làm email quá dài dòng.

3.4 Mẫu từ chối lịch phỏng vấn nhưng giữ thái độ chuyên nghiệp

Nếu bạn không thể tham gia phỏng vấn và muốn từ chối lời mời một cách lịch sự, hãy sử dụng mẫu dưới đây để không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà tuyển dụng.

Lưu ý: Giữ thái độ chuyên nghiệp, tránh từ chối thẳng thừng để không làm mất cơ hội hợp tác trong tương lai.

4. Những lỗi cần tránh khi viết email xác nhận phỏng vấn

Viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh không chỉ đơn thuần là một bước thủ tục, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trước nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nhiều ứng viên vẫn mắc phải một số lỗi phổ biến khiến email mất đi tính trang trọng hoặc tạo ấn tượng không tốt. Dưới đây là những lỗi cần tránh để đảm bảo email của bạn chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

4.1 Sử dụng ngôn ngữ thiếu chuyên nghiệp hoặc quá thân mật

Việc sử dụng từ ngữ quá suồng sã, thân mật hoặc không phù hợp với ngữ cảnh công việc là một trong những sai lầm lớn khi viết email xác nhận phỏng vấn. Nhà tuyển dụng mong đợi một phong cách giao tiếp chuyên nghiệp, thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc của ứng viên.

Lỗi thường gặp:

• "Hey [Tên nhà tuyển dụng], I’m super excited about the interview. Can’t wait to chat!"
• "Yo, [Tên nhà tuyển dụng], thanks for the invite. Let’s do this!"

Cách viết đúng:

• "Dear [Tên nhà tuyển dụng], Thank you for the interview invitation. I look forward to our discussion."
• "Dear [Tên nhà tuyển dụng], I appreciate this opportunity and am eager to learn more about the position."

Lưu ý: Luôn sử dụng các cách chào lịch sự như "Dear [Tên nhà tuyển dụng]" và tránh sử dụng từ ngữ không phù hợp với môi trường công việc.

4.2 Gửi email quá trễ, phản hồi sau nhiều ngày

​​Việc chậm trễ phản hồi thư mời phỏng vấn có thể khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn không quan tâm hoặc thiếu chuyên nghiệp. Thời gian lý tưởng để xác nhận lịch phỏng vấn là trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được email.

Lỗi thường gặp:

• Trả lời email sau 3-5 ngày, khiến nhà tuyển dụng phải chờ đợi.
• Đợi đến sát ngày phỏng vấn mới phản hồi, làm gián đoạn kế hoạch của nhà tuyển dụng.

Cách viết đúng: Dear [Tên nhà tuyển dụng], Thank you for the opportunity. I am happy to confirm my interview on [ngày, giờ]. Looking forward to our discussion!"

Lưu ý: Nếu bạn bận và không thể trả lời ngay lập tức, hãy đặt lời nhắc hoặc đánh dấu email quan trọng để không quên phản hồi.

4.3 Viết email quá dài dòng, không đi thẳng vào vấn đề

Một email xác nhận phỏng vấn không cần quá dài. Việc lan man, đưa quá nhiều thông tin không cần thiết có thể khiến nhà tuyển dụng mất hứng thú đọc email của bạn.

 Lỗi thường gặp:

• Trình bày quá nhiều chi tiết về bản thân trong email xác nhận.
• Viết nhiều câu dài, thiếu trọng tâm.

Cách viết đúng:

• Email nên ngắn gọn, rõ ràng, khoảng 4-6 câu là đủ.
• Chỉ cần tập trung vào xác nhận lịch hẹn, thể hiện sự cảm ơn và đặt câu hỏi (nếu có).

4.4 Quên kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi

Một email có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp có thể làm giảm sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng không tốt với nhà tuyển dụng. Ngay cả những lỗi nhỏ như sai tên công ty hoặc sai chính tả từ đơn giản cũng có thể gây mất điểm.

Lỗi thường gặp:

• "Dear Hiring Manger" (đúng phải là "Dear Hiring Manager").
• "I look forward to meeting with you on Wendnesday" (đúng phải là "Wednesday").
• Gửi email mà không kiểm tra lại, dẫn đến sai cú pháp hoặc thiếu sót.

Cách viết đúng:

• Đọc lại email ít nhất một lần trước khi gửi.
• Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả như Grammarly hoặc Microsoft Word Spell Check.
• Nhờ người khác xem lại email nếu cần.

Lưu ý: Một email không có lỗi chính tả hay ngữ pháp sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng chuyên nghiệp hơn.

>>> XEM THÊM: ĐI PHỎNG VẤN CẦN MANG THEO GÌ? CÁC GIẤY TỜ VÀ VẬT DỤNG CẦN THIẾT

5. Kết luận 

Viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh đúng chuẩn giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Hãy phản hồi nhanh chóng, sử dụng ngôn ngữ lịch sự và kiểm tra kỹ trước khi gửi để đảm bảo thông tin rõ ràng, chính xác.