Có rất nhiều bạn nghĩ rằng việc trả lời thư mời phỏng vấn là không quá quan trọng, tuy nhiên, trên thực tế email xác nhận phỏng vấn sẽ là yếu tố tạo ấn tượng đầu tiên của bạn với nhà tuyển dụng.
Hãy cùng IELTS LangGo tìm hiểu cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, đúng chuẩn để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng nhé.
1. Tầm quan trọng của việc trả lời thư mời phỏng vấn
Thư mời phỏng vấn hoặc email mời phỏng vấn là một thông báo từ nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên sau khi xem xét hồ sơ và nhận thấy ứng viên đáp ứng các tiêu chí của vị trí đang tuyển.
Trong thư, nhà tuyển dụng thường đề cập đến thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn (trực tiếp hoặc trực tuyến), và các thông tin liên quan khác. Đây là bước quan trọng giúp nhà tuyển dụng xác nhận ứng viên sẽ tham gia vào vòng tuyển chọn tiếp theo.
Trả lời thư mời phỏng vấn đóng vai trò quan trọng và cần thiết bởi các lý do sau:
- Việc phản hồi thư mời cho thấy ứng viên tôn trọng thời gian và công sức của nhà tuyển dụng. Điều này giúp xây dựng ấn tượng tốt về tính chuyên nghiệp và sự nghiêm túc của ứng viên trong quá trình ứng tuyển.
- Khi nhận được phản hồi từ ứng viên, nhà tuyển dụng biết rằng bạn đã nhận được thư mời và đồng ý tham gia buổi phỏng vấn theo lịch đã hẹn, tránh sự nhầm lẫn hoặc lãng phí thời gian nếu bạn từ chối tham gia phỏng vấn.
- Nếu thời gian hoặc địa điểm phỏng vấn không phù hợp, việc phản hồi kịp thời sẽ giúp ứng viên có thể thảo luận với nhà tuyển dụng để điều chỉnh lịch phỏng vấn, tránh xung đột với các lịch trình cá nhân.
Ngoài ra, việc trả lời email mời phỏng vấn kịp thời, rõ ràng thể hiện khả năng giao tiếp và sự chủ động trong công việc của bạn. Đây là hai kỹ năng quan trọng mà nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao.
2. Cấu trúc email trả lời thư mời phỏng vấn ghi điểm
Một email hồi đáp chuyên nghiệp và đúng chuẩn sẽ là cơ hội để bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
IELTS LangGo sẽ hướng dẫn bạn cách viết email trả lời thư mời phỏng vấn với cấu trúc đầy đủ và ví dụ cụ thể giúp bạn dễ dàng áp dụng.
Cấu trúc email trả lời khi nhận được thư mời phỏng vấn gồm các phần sau:
Tiêu đề Email (Subject)
Đây là phần bạn nên viết ngắn gọn và rõ ràng, ghi rõ tên bạn và lý do gửi email, vị trí ứng tuyển.
Ví dụ:
- Tiếng Anh: Interview Confirmation – [Your Full Name] - [Position]
- Tiếng Việt: Xác nhận tham gia phỏng vấn – [Tên đầy đủ của bạn] - [Vị trí ứng tuyển]
Lời chào (Salutation)
Lời chào bạn cần viết trang trọng và nhắc đến người gửi thư mời phỏng vấn. Đó có thể là tên công ty, tên trưởng phòng nhân sự hoặc tên người gửi thư mời.
Ví dụ:
- Tiếng Anh: Dear [Hiring Manager’s Name]/Dear [Mr./Ms. Last Name],
- Tiếng Việt: Kính gửi [Tên người nhận],
Trong trường hợp bạn không biết rõ tên người nhận, bạn có thể dùng:
- Dear Hiring Team,
- Kính gửi Phòng Nhân sự,
Cảm ơn về thư mời (Thank You)
Bạn nên bắt đầu thư bằng việc cảm ơn nhà tuyển dụng đã mời bạn phỏng vấn cho vị trí công việc. Lời cảm ơn nên ngắn gọn và thể hiện được sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.
Ví dụ:
- Tiếng Anh: Thank you very much for the opportunity to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. I appreciate your consideration of my application and look forward to discussing how my skills and experience align with the needs of your team.
- Tiếng Việt: Cảm ơn Quý công ty đã mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất trân trọng sự quan tâm của Quý công ty đối với hồ sơ của tôi và mong được trao đổi thêm về cách mà kinh nghiệm và kỹ năng của tôi có thể đóng góp cho đội ngũ của Quý công ty.
Xác nhận tham gia cuộc phỏng vấn (Confirmation of Interview)
Bạn hãy xác nhận nếu bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn, hoặc phản hồi từ chối lịch hẹn nếu không thể tham gia.
Ví dụ:
- Tiếng Anh: I am writing to confirm that I will attend the interview as scheduled on [date] at [time]. I look forward to meeting with you and learning more about the position and your company.
- Tiếng Việt: Tôi viết email này để xác nhận rằng tôi sẽ tham dự buổi phỏng vấn theo lịch hẹn vào [ngày] lúc [giờ]. Tôi mong chờ được gặp Quý công ty và tìm hiểu thêm về vị trí và công ty của mình.
Trường hợp từ chối tham gia phỏng vấn:
- Tiếng Anh: After careful consideration, I have decided to pursue another opportunity and must respectfully decline the interview invitation. I sincerely appreciate your time and consideration.
- Tiếng Việt: Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định theo đuổi một cơ hội khác và xin từ chối lời mời phỏng vấn. Tôi chân thành cảm ơn thời gian và sự quan tâm của Quý công ty.
Đề xuất bổ sung thông tin (Request for Additional Information) – Nếu cần
Nếu cần cung cấp thêm thông tin, giấy tờ gì trước buổi phỏng vấn, bạn có thể đề nghị luôn trong email trả lời.
Ví dụ:
- Tiếng Anh: If there is any additional information or documentation you would like me to bring to the interview, please let me know. I will gladly prepare accordingly.
- Tiếng Việt: Nếu có bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào khác mà Quý công ty cần tôi mang đến buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết. Tôi sẽ chuẩn bị đầy đủ.
Lời cảm ơn một lần nữa và kết thúc thư (Closing Gratitude)
Bạn nên nhắc lại lời cảm ơn 1 lần nữa và khẳng định sự sẵn sàng tham gia.
Ví dụ:
- Tiếng Anh: Thank you again for this opportunity. I look forward to our meeting.
- Tiếng Việt: Một lần nữa, cảm ơn Quý công ty vì cơ hội này. Tôi rất mong được gặp gỡ và trao đổi trực tiếp.
Lời chào kết thúc (Closing Salutation)
Lời chào bạn nên viết ngắn gọn và lịch sự theo cấu trúc thư thông thường kèm theo tên của bạn.
Ví dụ:
- Tiếng Anh:
Best regards,/Sincerely,
[Your Full Name]
- Tiếng Việt:
Trân trọng,/Kính thư,
[Tên đầy đủ của bạn]
Chữ ký (Signature)
Kết thúc email trả lời của bạn bằng chữ ký cá nhân, bao gồm họ tên, số điện thoại và email liên hệ.
Ví dụ:
- Tiếng Anh:
[Your Full Name]
Phone: [Your Phone Number]
Email: [Your Email Address]
- Tiếng Việt:
[Tên đầy đủ của bạn]
Số điện thoại: [Số điện thoại của bạn]
Email: [Email của bạn]
3. Lưu ý khi viết email trả lời thư mời phỏng vấn
Những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn viết email trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, tránh được các lỗi không đáng có.
Thời điểm phản hồi
Bạn nên trả lời email mời phỏng vấn trong vòng 24-48 giờ sau khi nhận được. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng quy trình tuyển dụng và khẳng định bạn quan tâm nghiêm túc đến cơ hội việc làm.
Việc phản hồi chậm có thể khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn không quá hứng thú hoặc thiếu tính chuyên nghiệp. Đồng thời, điều này cũng làm chậm quá trình tuyển dụng và có thể làm mất cơ hội của bạn.
Ngôn ngữ và phong cách viết
Trong email, bạn hãy dùng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác và lịch sự. Tránh sử dụng từ ngữ không trang trọng hoặc quá thân mật.
Bạn nên thể hiện sự hào hứng với buổi phỏng vấn và công ty, đồng thời tôn trọng quy trình tuyển dụng.
Những điều cần tránh khi viết email
- Nội dung dài dòng hoặc không rõ ràng: Email nên ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và được sắp xếp logic.
- Không thể hiện sự cảm ơn: Điều này có thể làm giảm ấn tượng của nhà tuyển dụng. Bạn nên cảm ơn vì đã được mời phỏng vấn, dù bạn có tham gia phỏng vấn hay không.
- Không đặt câu hỏi rõ ràng khi cần thêm thông tin: Nếu bạn cần thêm thông tin về buổi phỏng vấn, chẳng hạn như tài liệu cần mang theo hoặc hình thức phỏng vấn, hãy đặt câu hỏi một cách cụ thể và lịch sự.
- Từ chối phỏng vấn mà không đưa ra lý do hợp lý: Nếu bạn từ chối buổi phỏng vấn, hãy cung cấp lý do hợp lý. Điều này giúp giữ lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng cho các cơ hội sau này.
- Sử dụng email không chuyên nghiệp: Bạn nên tránh sử dụng các email không nghiêm túc như nickname hay email cá nhân không trang trọng.
- Lỗi chính tả và ngữ pháp: Những lỗi nhỏ về chính tả, ngữ pháp trong email trả lời có thể khiến nhà tuyển dụng cảm thấy bạn thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả.
4. Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn
Để giúp các bạn nắm được cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh cũng như Tiếng Việt, IELTS LangGo sẽ gợi ý cho bạn một số mẫu email trả lời dù bạn chấp nhận hay từ chối.
Cùng tham khảo nhé.
4.1. Mẫu trả lời email mời phỏng vấn tiếng Việt
Mẫu chấp nhận phỏng vấn:
|
Kính gửi [Tên người nhận], Tôi xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất hân hạnh được tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày, giờ] tại [địa điểm phỏng vấn]. Nếu có thêm bất kỳ thông tin nào cần thiết cho buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết. Một lần nữa, tôi xin cảm ơn Quý công ty vì cơ hội này và tôi rất mong được gặp mặt trực tiếp để trao đổi thêm về vị trí [Tên vị trí]. Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại của bạn] |
Mẫu từ chối phỏng vấn:
|
Kính gửi [Tên người nhận], Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]. Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ lưỡng, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn theo lịch hẹn vào [ngày] được. Lý do là tôi đã nhận được một lời đề nghị công việc khác/phù hợp hơn với định hướng nghề nghiệp của mình vào thời điểm hiện tại. Rất mong Quý công ty sẽ hiểu và thông cảm. Xin chân thành cảm ơn Quý công ty vì sự quan tâm và cơ hội đã dành cho tôi. Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại của bạn] |
4.2. Mẫu trả lời email mời phỏng vấn tiếng Anh
Dưới đây là các mẫu trả lời email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh bạn có thể tham khảo.
Mẫu chấp nhận phỏng vấn:
|
Dear [Recipient's Name], Thank you very much for inviting me to interview for the [Job Title] position. I am pleased to confirm that I will attend the interview on [Date] at [Time] at [Location]. Please let me know if there is any additional information or documents I should prepare prior to the interview. Once again, thank you for this opportunity, and I look forward to meeting you to discuss the [Job Title] position further. Best regards, [Your Name] [Your Phone Number] |
Mẫu từ chối phỏng vấn:
|
Dear [Recipient's Name], Thank you very much for offering me the opportunity to interview for the [Job Title] position. However, after careful consideration, I regret to inform you that I am unable to attend the interview on [Date]. The reason for this decision is that I have recently accepted another job offer that aligns better with my current career goals. I appreciate your understanding in this matter. Thank you again for your time and consideration, and I wish you the best of luck in finding the right candidate for the position. Best regards, [Your Name] [Your Phone Number] |
IELTS LangGo mong rằng, qua những chia sẻ trên đây, các bạn đã nắm được cách trả lời thư mời phỏng vấn sao cho chuyên nghiệp và tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
Chúc các bạn sớm chinh phục được vị trí công việc mình mong muốn.
